Outsourcing, Flexibilität und Vielseitigkeit sprechen für das neue Berufsbild
Alte Berufsbilder verschwinden, neue Berufe entstehen: Im Zuge der Transformation tut sich in der Arbeitswelt einiges. Die Digitalisierung lässt flexiblere Arbeitsmodelle entstehen. Jobs, die vor 20, 30 Jahren noch weitgehend undenkbar waren, werden möglich. Darunter fällt auch das Berufsbild Virtuelle:r Assistent:in (VA). Ein bisschen klingt das vielleicht nach Alexa und Künstlicher Intelligenz (KI). Tatsächlich verbirgt sich dahinter jedoch ein Beruf, der von realen Menschen durchgeführt wird. Doch was ist ein:e VA genau und wie sehen die Aufgaben aus? Wir beleuchten den neuen Beruf genauer.
Was ist ein:e Virtuelle:r Assistent:in?
Virtuelle Assistenten und Virtuelle Assistentinnen sind selbständige Dienstleister, die Unternehmen bei bestimmten Aufgaben unterstützen. Immer mehr Unternehmen bedienen sich dem Outsourcing, um Zeit und Kosten zu sparen und sich effizienter auf das Kerngeschäft fokussieren zu können. Ein:e Virtuelle:r Assistent:in übernimmt diese outgesourcten Aufgaben und arbeitet als Selbstständige:r.
Häufig sind es Online-Unternehmen und Start-ups, die Virtuelle Assistentinnen und Assistenten in Anspruch nehmen. Auch kleine Unternehmen gehören oft zu den Kunden: solche, die Unterstützung brauchen, aber nicht so viele Aufgaben haben, um extra dafür jemanden einzustellen. Generell ist der Einsatz von VA aber nahezu in allen Branchen und Betrieben denkbar. Durch die Vielseitigkeit der Kunden entstehen für den oder die VA sehr abwechslungsreiche Aufgaben, die er oder sie von nahezu überall auf der Welt erledigen kann. Ein Laptop und eine gute Internetverbindung sind schließlich die wesentlichen Voraussetzungen für diesen Beruf. Das macht ihn vor allem bei jungen Menschen sehr attraktiv, so dass die Konkurrenz am Markt groß ist.
Wie arbeitet ein:e Virtuelle:r Assistent:in?
Ein:e Virtuelle:r Assistent:in arbeitet örtlich und zeitlich ungebunden vom Auftraggeber. So arbeiten viele von ihnen im Home-Office oder in einem Coworking Space. Generell ist es aber auch möglich, die Aufgaben an einem Strand im Süden zu erledigen, sich dabei die Sonne auf den Bauch scheinen zu lassen – sofern man eine stabile Internetverbindung hat. Die Aufgaben werden digital über das Internet durchgeführt. An die Geschäftszeiten des Auftraggebers ist ein:e Virtuelle:r Assistent:in nicht gebunden. Er oder sie kann sich die Zeit frei einteilen, muss sich jedoch an die vom Kunden vorgegebenen Deadlines halten. Für den Austausch mit dem Auftraggeber bieten sich sämtliche Kommunikationstools an, die man kennt: vom klassischen Telefon über E-Mails und Videokonferenz-Tools bis hin zum Messenger.
Welche Aufgaben kommen in Betracht?
Das Schöne am Berufsbild Virtuelle:r Assistent:in ist, dass es sich nicht auf ein bestimmtes Themen- oder Aufgabengebiet beschränkt. VA können sich auf das spezialisieren, was ihnen besonders gut liegt. Positiv ist es daher für die Karriere, wenn man Kompetenzen in vielen verschiedenen Bereichen aufweisen kann und damit breit aufgestellt ist. Das Angebot eines oder einer VA richtet sich letztendlich nach dessen oder deren Qualifikation, Kompetenz und Erfahrung. Häufig eingesetzt werden VA für Aufgaben wie:
- Sekretariat und Backoffice:
Darunter können administrative Aufgaben wie Korrespondenz, Datenpflege, Terminmanagement, elektronische Ablage oder Buchhaltung fallen. - Texterstellung:
Hier ist vieles denkbar, z.B. Texte für Blog-Beiträge, Newsletter, Webseiten, Reden, Verkaufstexte. Auch Aufgaben wie Übersetzungen oder Lektorat können an VA vergeben werden.
- Webdesign:
Die Erstellung und Betreuung einer Webseite kann an einen oder eine VA ausgelagert werden. Dazu gehören auch Aufgaben wie Landingpages erstellen, Beiträge, Banner und Pop-ups einpflegen, Kommentare genehmigen und beantworten. - Grafik:
Bilder bearbeiten, Grafiken für Werbemaßnahmen erstellen, Kundenmagazine layouten und in Druck geben: Diese Aufgaben können von VA übernommen werden - Marketing:
Viele Unternehmen arbeiten bereits mit Werbeagenturen zusammen. Deshalb kommen VA auch im Bereich Marketing sehr häufig zum Einsatz. Ob Kampagnenerstellung, Content-Marketing, Suchmaschinenoptimierung oder Social Media: Das Aufgabenspektrum ist vielseitig.
Fähigkeiten und Kenntnisse eines/einer VA
Wie sich unschwer an den möglichen Einsatzgebieten von VA erkennen lässt, variieren auch die Qualifikationen und Kenntnisse, die jemand für diesen Job mitbringen sollte. In der Regel haben VA bereits eine Ausbildung abgeschlossen, manchmal einige Jahre Berufserfahrung gesammelt, um dann in einem bestimmten Bereich mit Hard Skills zu glänzen. Denn der Begriff Virtuelle:r Assistent:in ist nicht geschützt. Es gibt keine offizielle Ausbildung zum oder zur VA.
Anders sieht es im Bereich der Soft Skills aus. Wer selbstständig arbeitet und Kunden überzeugen muss, der sollte folgende Basics mitbringen:
- Zuverlässigkeit
- Motivation
- Disziplin
- Begeisterungsfähigkeit
- schnelle Auffassungsgabe
- Eigenverantwortung
- Engagement
- Organisationsgeschick
- Zeitmanagement
- strukturierte, ergebnisorientierte Arbeitsweise
- Problemlösungskompetenz
- Lernbereitschaft
- Durchhaltevermögen.
Weil der Markt an Virtuellen Assistentinnen und Virtuellen Assistenten groß ist, spielt Weiterbildung eine wichtige Rolle. Je mehr Kenntnisse VA haben, desto zufriedener sind am Ende die Kunden – und umso vielseitigere Möglichkeiten haben sie, um von Unternehmen beauftragt zu werden.
Wie viel verdient ein:e Virtuelle:r Assistent:in?
Der Verdienst eines oder einer VA hängt stark von der Auftragslage sowie von der Qualifikation und den Branchen ab, in denen er oder sie arbeitet. Wie bei jeder Selbstständigkeit ist es wichtig, gut kalkulieren und haushalten zu können. In der Regel arbeiten VA auf Stundenbasis. Sie stellen für die geleistete Arbeit Rechnungen an den Auftraggeber aus. In die Kalkulation des Stundenlohns sollten alle beruflichen und privaten Kosten einbezogen werden. So liegt der Stundenlohn zwischen 30 und 85 Euro. Einfachere Aufgaben, z.B. Social-Media-Posts, können auch zu einem geringeren Stundenlohn abgerechnet werden als anspruchsvollere, wie etwa die Planung eines Events. Seltener wird auf Pauschalbasis gearbeitet.
Viele Tätigkeiten fallen zwar unter Freiberufler:in, dennoch ist bei der Arbeit als VA häufig eine Gewerbeanmeldung nötig. Der oder die Steuerberater:in kann hierzu beraten. Die Einnahmen unterliegen ab Überschreiten des Grundfreibetrags der Einkommensteuer. Ob Umsatzsteuer gezahlt werden muss, hängt vom Gewinn ab. Bis zu einer Umsatzgrenze von 22.000 Euro im Jahr (Stand: 2022) greift die Kleinunternehmerregelung – das Abführen von Umsatzsteuer ist nicht nötig.
Wie findet ein:e VA Kunden?
Die Akquise von Kunden nimmt eine wichtige Rolle für VA ein, besonders dann, wenn man erst beginnt, diesen Beruf auszuüben. Die Anzahl an Mitbewerberinnen und Mitbewerbern ist groß. Deshalb sollten Anwärter:innen aus der Masse hervorstechen und überzeugen.
Im Vorteil sind diejenigen, die ohnehin schon gut vernetzt sind. Andernfalls muss dieses Netzwerk erst aufgebaut werden. Hier bieten sich Karrierenetzwerke wie XING oder LinkedIn an. Darüber hinaus gibt es auch spezifische Portale für Virtuelle Assistentinnen und Assistenten zur Auftraggebersuche, für die bei erfolgreicher Vermittlung eine gewisse Provision gezahlt werden muss. Wichtig ist, sich bei der Kundenakquise nicht entmutigen zu lassen und Absagen nicht persönlich zu nehmen. Eine eigene suchmaschinenoptimierte Webseite mit Angaben zum Leistungsspektrum macht die Kundengewinnung leichter.
Generell sollte man beachten: Die Sicherheit, die man in einer Festanstellung hat, wird man als Selbstständige:r nie haben. Viele reduzieren deshalb zunächst die Stunden bei ihrem Arbeitgeber und bauen sich in Teilzeit eine Selbstständigkeit als Virtuelle:r Assistent:in auf, bis sie sicher sind, davon leben zu können.
