5 Szenarien, in denen eine E-Mail sinnvoller ist
Einer Studie von asana zufolge beanspruchen Meetings ohne greifbaren Outcome fast vier Stunden Arbeitszeit in einer Woche. Das mag in einer 40-Stunden-Woche mit 10 % Gewichtung auf den ersten Blick wenig erscheinen – dennoch steckt hinter diesen vier Stunden pro Mitarbeiter:in mehr als nur der zeitliche Aspekt. Je nach Gehaltsklasse können Meetings ohne Ergebnis eine stolze Summe an Geld bedeuten, die verschwendet wurde. Wir fragen daher: Wann ist eine E-Mail sinnvoller als ein Meeting?
Szenario 1: Schnelles Feedback erwünscht!
Sich Feedback von anderen einzuholen, ist in vielen Fällen eine gute Sache. Man sichert sich ab und kann Vorschläge von anderen in sein Projekt, Präsentation oder Ähnliches einbinden. Wer zu diesem Zweck ein Meeting einberuft, handelt zwar auch richtig – dennoch kann das Meeting in eine ungewünschte Richtung laufen und Ideen über Ideen gesammelt werden. In diesem Fall kann eine E-Mail zielführender sein: Bitte jede:n Adressaten/Adressatin einzeln um Feedback. So vermeidest du, dass die Rückmeldung ausufert.
Szenario 2: zu viele Personen sind involviert
Es ist bereits im ersten Szenario angeklungen: Frei nach dem Motto “Viele Köche verderben den Brei” sind oftmals Meetings mit zu vielen Teilnehmenden mit Vorsicht zu genießen. Häufig ist das Thema der Besprechung nicht für alle gleichermaßen relevant. Wer dennoch die Teilnehmerliste nicht kürzen möchte, aber trotzdem jede:n informieren möchte, der ist mit einer Rundmail besser beraten.
Szenario 3: Die Qualität der Antworten
“Frau Schmidt, können Sie die exakten Verkaufszahlen von Juni nennen und diese in Relation zum Juni des vorangegangenen Jahres setzen?”, “Herr Weber, wie beurteilen Sie die Sichtbarkeit unserer Webseite im Vergleich zu den Webseiten unserer Mitbewerber?” Diese Fragen werden in Meetings gerne mal gestellt und bringen die/den Angesprochene:n gerne mal ins Schwitzen. Das sollte man berücksichtigen, wenn man genaue Antworten auf diverse Fragen braucht. Gib den anderen die Chance, sich vorzubereiten und in Ruhe eine Antwort zu formulieren. Am besten vorab per E-Mail!
Szenario 4: Worum soll es gehen?
Welchen Zweck soll das Meeting erfüllen? Soll es rein informativer Natur sein und beispielsweise den aktuellen Projektstand mit Zahlen, Daten und Fakten auflisten? Dann schnapp dir dein E-Mail-Programm und verfasse die Informationen lieber auf dem digitalen Papier.
Szenario 5: Ein Meeting um des Meetings willen
“Wir besprechen das einfach nächsten Mittwoch. Danach können wir gezielte Meetings einberufen.” Aussagen dieser Art kennt wohl der/die ein oder andere auch aus seinem Berufsalltag. Ein Meeting, das von vornherein den Zweck verfolgt, weitere Meetings zu planen, in denen es konkreter werden soll, sind selten so gewinnbringend, wie man es sich erhofft. Auch hier kann eine E-Mail mehr bringen als das Meeting - nämlich zum Sammeln von Input für geplante Meetings mit fester Agenda. Nutze hierfür auch die Erkenntnisse aus Szenario 1!
Wie du die perfekte E-Mail formulierst, erfährst du in den Kursen zur Geschäftskorrespondenz auf kursfinder.de:
Gekonnt E-Mails schreiben lernen!
Bis bald im kursfinder.de-Wissensguide!
