7 Tipps für weniger Chaos und mehr Produktivität im Job
Minimalismus liegt im Trend. Was dahinter steckt, ist die Denkweise, dass weniger oft mehr ist. Minimalismus geht aber nicht nur mit reinem Konsumverzicht einher, um mehr Glück und Zufriedenheit zu erfahren, sondern mit weit mehr. So lässt sich für mehr Effektivität und Produktivität etwa auch der Arbeitsplatz minimalistisch gestalten.
Was ist ein minimalistischer Arbeitsplatz?
Ein minimalistischer Arbeitsplatz muss nicht steril sein. Vielmehr geht es darum, dass man dort keine Sachen um sich hat, die man gar nicht braucht und einen nur ablenken. Die Rede ist dabei nicht nur von dekorativen Wand- oder Tischaccessoires, sondern auch von Arbeitsmaterialien. Benötigt man den Taschenrechner wirklich täglich, so dass er immer präsent auf dem Schreibtisch sein muss? Was hat es mit der Zettelwirtschaft auf sich, deren Anblick einem jeden Morgen die Motivation raubt? Wer soll bei dem Chaos auf dem Desktop noch durchblicken?
Beim Minimalismus werden die Dinge eliminiert, die unsere Aufmerksamkeit rauben und Energie fressen, ohne dass sie einen Zweck erfüllen. Es geht dabei vor allem darum, sich bewusst zu entscheiden: Was brauche ich, um meine Aufgaben erfüllen zu können? Alles andere verschwindet bei einem minimalistischen Arbeitsplatz.
Kleine Schritte zu mehr Produktivität
Wollen Sie sich Ihren Arbeitsplatz minimalistischer gestalten, um mit weniger Ablenkung und mehr Produktivität voranzukommen? In unseren 7 Tipps erfahren Sie, welche Schritte Ihnen dabei helfen können.
1. Kampf dem Chaos: Schreibtisch aufräumen
Klingt einfach? Dann legen wir mal los: Welche Post-its sind wichtig? Welche Unterlagen werden für den Arbeitstag benötigt? Welche können abgelegt werden? Warum steht die Kaffeetasse von gestern noch? Auf dem Schreibtisch befinden sich oft unzählige Sachen, die einfach nur dort liegen, aber gar nicht genutzt werden.
Das heißt nicht, dass Sie alles verbannen sollen und selbst das Foto von den Kindern verschwinden muss. Werden Sie sich einfach bewusst, was von all den Dingen wirklich Einsatz findet. Ein aufgeräumter Schreibtisch ist vergleichbar mit einem aufgeräumten Geist. Und den brauchen wir, um produktiv arbeiten zu können. Was Sie ausmisten, können Sie zunächst in einen Karton packen, den Sie in eine Ecke stellen. So haben Sie jederzeit Zugriff, wenn Sie merken,dass Ihnen irgendetwas fehlt. Alles, was in den nächsten vier bis sechs Wochen nicht angefasst wird, kann weg. Es wird Ihnen auch danach nicht fehlen.
2. Herr der Daten werden: PC ausmisten
Dasselbe, was für den Schreibtisch gilt, gilt für Ihren PC. Wie viele Screenshots tummeln sich da? Wie viele Mails werden jahrelang archiviert, ohne jemals wieder angeschaut zu werden? Wie viele Dateien werden auf dem Desktop zwischengespeichert und versauern dort, bis der Rechner in die Knie geht?
Schaffen Sie auch auf Ihrem Computer Ordnung. Überlegen Sie sich eine sinnvolle Ordnerstruktur, die Sie zur Ablage von Dateien nutzen, die Sie noch benötigen. Dateien und Mails, die schon seit Monaten oder gar Jahren unangetastet Speicherplatz rauben, können in den Papierkorb, sofern es keine Aufbewahrungsfristen für sie gibt.
3. Mail-Flut stoppen: Postfach sauber halten
Haben Sie schon einmal überschlagen, wie viel Zeit das Postfach täglich verschlingt? Und zwar nicht nur das digitale, sondern auch das analoge. Um den Briefkasten und den Posteingang sauber zu halten, ein Tipp: Überlegen Sie, welche Newsletter Sie tatsächlich lesen und welche direkt in den Papierkorb landen. Bestellen Sie diese Newsletter ab. Dasselbe gilt für Abos. Die beste Zeitschrift nützt nichts, wenn Sie nicht gelesen wird.
Machen Sie gedanklich Inventur: Was habe ich? Was benötig ich? Treffen Sie auf dieser Grundlage Ihre Entscheidungen. Am analogen Briefkasten können Sie den Hinweis “Bitte keine Werbung” anbringen, damit gar nicht erst ein Berg an Werbung eintrudelt. Für Post, die wirklich ist, ein kleiner Tipp: Legen Sie eine sinnvolle Struktur für sie an und beschäftigen Sie sich am besten mit jeder Mail und mit jedem Brief genau einmal: Bearbeiten Sie diese direkt, anstatt diesen Schritt vor sich herzuschieben. Je öfter Sie jede Mail in die Hand nehmen, desto mehr produktive Zeit geht flöten.
4. Papierberge? Nein, danke!
Nicht in allen Bereichen ist ein papierfreies Arbeiten möglich, aber in vielen. Versuchen Sie, wo möglich, auf Papier zu verzichten. Nicht nur der Umwelt zuliebe, sondern auch für den eigenen Seelenfrieden. Brauchen Sie tatsächlich für jeden Gedanken einen eigenen Notizzettel? Oder können Sie sich stattdessen vielleicht einfach eine digitale Notiz machen? Benötigen Sie alle Akten auf dem Schreibtisch und in unzähligen Ordnern im Regal, oder lassen sich die Daten nicht einscannen und archivieren? Bauen Sie, soweit es geht, Papierberge ab. Sie werden sehen: Sie erlangen dadurch eine bessere Sicht auf das Wichtige.
5. Multitasking ade!
Der Traum vom Multitasking ist ausgeträumt. Zahlreiche Studien zeigen inzwischen, dass das Phänomen Multitasking gar nicht existiert. Denn wenn Sie mehrere Dinge gleichzeitig tun, wird Ihre Leistung geschmälert. Wer glaubt, multitaskingfähig zu sein, kann in der Regel schnell zwischen mehreren Aufgaben hin- und herspringen. Allerdings ist das gar nicht so gut: Durch die geteilte Aufmerksamkeit fehlt der Fokus. Und darunter leidet die Leistungsfähigkeit und somit die Produktivität. Also besser eine Aufgabe nach der anderen erledigen: Volle Aufmerksamkeit aufs Monotasking!
6. Zeitmanagement is King!
Zu Minimalismus am Arbeitsplatz gehört alles, was Sie nicht unnötig von der Arbeit ablenkt. Deshalb ist auch Zeitmanagement ein Faktor: Können Sie Aufgaben priorisieren? Investieren Sie den Großteil Ihrer Arbeitszeit in die wichtigsten Aufgaben? Hier kann Ihnen das Eisenhower-Prinzip eine wertvolle Hilfe sein. Mit der Pomodoro-Methode finden Sie eine Technik, sich in bestimmten Zeitintervallen bestmöglich zu konzentrieren und so voran zu kommen. Sämtliche Tools und Methoden, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten, Aufgaben festzuhalten und zu priorisieren und ihre Zeit sinnvoll einzuteilen, können für ein besseren Zeitmanagement herangezogen werden. Aber auch hier gilt: Minimalismus. Fokussieren Sie sich auf eine wesentliche Methode und ein wesentliches Tool.
7. Take a break! Bewusste Pausen einlegen
Minimalismus steigert ihre Produktivität. Was zu Lasten Ihrer Produktivität geht, ist nonstop durchzuarbeiten. Zu einem minimalistischen Arbeitsplatz gehört es deshalb, bewusste Pausen einzulegen. Im Idealfall nehmen Sie einen Tapetenwechsel vor, gehen in den Pausenraum oder machen einen Spaziergang an der frischen Luft. Durch Pausen wird das Gehirn quasi resettet und ist im Anschluss in der Lage, wieder fokussiert und produktiv weiterzuarbeiten.
