8 Tipps, um Herr über das Schreibtisch-Chaos zu werden
Zeig mir deinen Schreibtisch und ich sag dir, wer du bist. Klingt blöd? Ist aber so. Da gibt es den Kollegen, der die selbstgemalten Bilder seiner Kinder direkt neben den Familienfotos aufgestellt hat. Kleine Notizen liegen auf bunten Zetteln quer über dem Tisch verteilt. Ein Terminkalender direkt vor der Tastatur. Die Tasse von gestern steht halbgefüllt mit kaltem Kaffee neben dem Telefon, ein Stapel Unterlagen unmittelbar daneben. Kreatives Chaos auf dem Schreibtisch, das der Chef nicht gerne sieht, mag der Kollege auch noch so lebhaft und offen an neue Projekte herantreten. Dann gibt es da noch die Kollegin, auf deren Platz ein geordnetes Chaos herrscht. Hier mal ein paar Notizen und Stifte. Dort ein paar Unterlagen. Sie hat ihr eigenes System entwickelt, Dinge zu ordnen, so dass sie sie wiederfindet. Ihre Arbeitsweise in konzentriert und flexibel. Und zu guter Letzt ist da noch der Mitarbeiter, dessen Schreibtisch aussieht wie frisch aus dem Möbelladen: sauber und steril. Nichts, aber auch wirklich nichts, liegt darauf. Nichts Persönliches lässt auf seinen Charakter schließen. Er arbeitet gewissenhaft und konzentriert. Wie schafft er das nur, diese Ordnung zu halten? Er macht Frühjahrsputz! Und zwar regelmäßig. Mit diesen 8 Tipps ist es ganz leicht, Herr über das Chaos zu werden.
1. Erst mal alles runter
Nehmen Sie alles vom Schreibtisch runter. Legen Sie Unterlagen und Arbeitsmaterialien entweder in eine Kiste oder auf den Boden. Nutzen Sie den leer gefegten Schreibtisch, um ihn einmal gründlich abzuwischen. Ein leerer Schreibtisch bringt Sie nicht in Versuchung, sich vom Aufräumen ablenken zu lassen. Also Augen zu und durch!
2. Trennen Sie sich von allem, was älter als zwölf Monate ist
Wenn es nicht gerade wichtige Unterlagen – etwa fürs Finanzamt – sind, die Sie seit einem Jahr nicht angefasst haben, dann weg damit. Trennen Sie sich von den Sachen, die älter als zwölf Monate sind. Dazu gehören auch Notizen, die Sie nicht erledigt bekommen haben. Wenn Ihnen das Ausmisten schwer fällt, dann entrümpeln Sie erst einmal auf Probe. Schnappen Sie sich eine Kiste und legen Sie Dinge hinein, bei denen Sie sich nicht sicher sind, ob Sie sie noch benötigen oder nicht. Verschließen Sie den Karton und schreiben Sie auf diesen: “Wenn bis zum XX.XX.XXXX nicht geöffnet, dann entsorgen.”
3. Was müssen Sie immer griffbereit haben?
Überlegen Sie sich, was Sie tatsächlich jeden Tag griffbereit haben müssen. Greifen Sie gar nicht so oft zu Locher, Tacker, Tesafilm und Büroklammern? Dann verstauen Sie solche Schreibtischutensilien doch einfach in einer Schublade oder im Schrank. So gestalten Sie Ihren Schreibtisch luftiger.
4. Verteilen Sie Ihre Unterlagen auf drei Stapel
Sortieren Sie Ihre Unterlagen auf drei Stapel: “sofort erledigen”, “kurz- bis mittelfristig erledigen” und “langfristig erledigen”. Damit schaffen Sie sich einen Überblick, mit welcher Priorität welche Dinge angepackt werden müssen.
5. Gönnen Sie sich Ordnungshelfer
Hilfe gefällig? Ablagefächer, Rollcontainer, Ordner, Regale und Schränke sind wahre Ordnungshelfer. Schaffen Sie sich ein individuelles Ordnungssystem, mit dem Sie Unterlagen verstauen und dennoch griffbereit haben können. Ein weiterer Pluspunkt: Mit diesen Bürohelfern schaffen Sie nicht nur Ordnung, sondern auch zusätzlichen Stauraum.
6. Beschriften Sie Ordner gut
Kein Ordnungssystem bringt etwas, wenn Sie es nicht beherrschen. Deshalb sollten Sie Ablagefächer, Ordner, Regalfächer so beschriften, dass Sie schnell finden, wonach Sie suchen.
7. Weg mit den Notizzetteln
Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht. Kennen Sie das? So ist es auch mit Notizzetteln. Wenn zu viele auf dem Schreibtisch verteilt sind, verschaffen Sie sich damit keinen Überblick. Arbeiten Sie stattdessen mit einem Kalender, in den Sie die Notizen eintragen – am besten kurz und knapp, so dass Sie auf einen Blick wissen, was damit gemeint ist.
8. Die Regelmäßigkeit macht’s
Machen Sie es wieder und wieder. Schreibtisch aufräumen sollte für Sie zur Routine werden und zwar zur täglichen: Wenn Sie sich abends in den Feierabend verabschieden, bringen Sie ihr Geschirr gleich in die Büroküche. Haben Sie ein Projekt abgeschlossen? Legen Sie die Unterlagen in einem Ordner ab. Leerer Kugelschreiber? Werfen Sie ihn sofort in den Müll. Wenn Sie jeden Tag schauen, was Sie auf Ihrem Schreibtisch wirklich benötigen und den Rest wegräumen oder entsorgen, hat das Chaos überhaupt keine Chance.
