In Intervallen zu mehr Produktivität
Pausen sind für Produktivität unerlässlich. Wer effizient arbeiten möchte, sollte öfter mal eine kleine Erholungszeit einlegen. So etwa alle 25 Minuten. Diese Ansicht vertritt der Italiener Francesco Cirillo, der Erfinder der Zeitmanagement-Methode Pomodoro. Die Technik, die dahintersteckt, ist einfach: Phasen fokussierter, konzentrierter Arbeit wechseln sich mit regelmäßigen kurzen Pausen ab. Mit diesem Prinzip soll man am Ende des Tages mehr geschafft bekommen. Denn Cirillo merkte schon früh: Es dauert nach jeder Ablenkung eine ganze Weile, bis man wieder bei der Sache ist. Solche Ablenkungen gilt es bei der Pomodoro-Technik zu vermeiden.
Francesco Cirillo hat diese Methode selbst praktiziert: Während seines Studiums in den 80er Jahren trödelte er viel und kam nicht richtig voran. Da fasste er den Vorsatz: Jetzt wird 25 Minuten effizient gearbeitet, dann gönne ich mir eine kleine Pause und danach geht es weiter. Das Zeitintervall von 25 Minuten wählte er, weil es ein überschaubares Intervall ist, das zu kurz ist, um Zeit zu vertrödeln, aber lange genug, um voranzukommen. Die Zeit stoppte er mit einem Küchenwecker – in Tomatenform. Diesem Küchenwecker verdankt die Zeitmanagement-Methode ihren Namen: Pomodoro ist das italienische Wort für Tomate.
Wie genau funktioniert die Pomodoro-Methode?
Die Pomodoro-Methode lässt sich problemlos in den Alltag integrieren. Ziel ist es, sich während der Pomodoro-Intervalle voll und ganz auf eine Aufgabe zu konzentrieren und jegliche Form der Ablenkung hinten anzustellen, bis das Intervall beendet ist. So funktioniert es:
1. Wählen Sie eine Aufgabe
Welche Aufgabe wollen Sie mit der Pomodoro-Methode erledigen? Es spielt keine Rolle, ob es um eine kleine Aufgabe oder um ein größeres Projekt geht. Wichtig ist nur, dass Sie sich der Herausforderung stellen.
2. Stellen Sie den Timer
Nehmen Sie sich vor, die nächsten 25 Minuten ohne Unterbrechung an dieser Aufgabe zu arbeiten. Sie werden sehen: Das ist machbar. Stellen Sie sich einen Timer so, dass er nach 25 Minuten klingelt. Sie können dazu Ihr Smartphone benutzen oder wie Cirillo auf einen einfachen Küchenwecker zurückgreifen.
3. Arbeiten Sie an der Aufgabe
Vertiefen Sie sich für die nächsten 25 Minuten in Ihre gewählte Aufgabe. Versuchen Sie, Ablenkungen gar nicht erst zuzulassen. Stellen Sie die Benachrichtigungen Ihres Postfachs ab, stellen Sie Ihr Smartphone auf lautlos und leiten Sie Ihr Telefon um. Schließen Sie die Bürotür und signalisieren Sie den Kollegen, dass Sie jetzt erst einmal nicht gestört werden möchten. Falls Ihnen während der Arbeit etwas in den Sinn kommt, das Sie auf keinen Fall vergessen wollen, schreiben Sie es auf einen Zettel und richten Sie Ihren Fokus weiterhin auf Ihre Aufgabe.
4. Beenden Sie die Aufgabe, wenn der Timer klingelt
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Ihren ersten Pomodoro abgeschlossen. Klopfen Sie sich selbst auf die Schulter. 25 Minuten haben Sie ununterbrochen an einer Aufgabe gearbeitet. Vielleicht hat das Intervall schon ausgereicht, um die Aufgabe von Ihrer To-do-Liste zu streichen? Dann tun Sie das genau jetzt. Vermerken Sie auf jeden Fall irgendwo, sobald Sie einen Pomodoro erledigt haben. So können Sie am Ende des Tages leichter Bilanz ziehen.
5. Gönnen Sie sich eine kleine Pause
Jetzt ist eine kurze Erholung angesagt: Nehmen Sie sich fünf Minuten, um etwas zu tun, was nichts mit der Arbeit zu tun hat. Keine geschäftliche E-Mail, kein Kundentelefonat. Für die Pause können Sie sich ebenfalls den Timer stellen. Atmen Sie tief durch, kochen Sie sich eine Tasse Kaffee oder Tee, machen Sie eine kleine Entspannungsübung oder laufen Sie den Flur ein paar Mal auf und ab. Einfach kurz abschalten und den Kopf frei bekommen. Dann geht es auch schon weiter.
6. Arbeiten Sie weiter
Nun beginnt der nächste Pomodoro. Wiederholen Sie die vorherigen Schritte und gehen Sie drei weitere Aufgaben auf Ihrer Agenda an. Nach jeweils 25 Minuten ist wieder eine kleine Pause angesagt. Wenn Sie mit dem vierten Pomodoro durch sind, ist es Zeit für eine längere Pause: 20 bis 30 Minuten Auszeit sind angebracht, um sich zu sammeln und danach den nächsten Pomodoro-Zyklus anzugehen. Ein kompletter Pomodoro-Zyklus dauert somit rund 2,25 Stunden.
Vorbereitung muss sein
Um die Pomodoro-Technik optimal anwenden zu können, muss ein bisschen Vorbereitung sein.
1. Notieren Sie sich alle Aufgaben
Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Aufgaben, indem Sie sie aufschreiben. Nehmen Sie dann eine Priorisierung vor: Welche Aufgaben sind wichtiger und dulden keinen Aufschub? Welche können noch ein bisschen warten?
2. Schätzen Sie den Zeitaufwand ab
Wie viel Zeit brauchen Sie für jede Aufgabe? Versuchen Sie den zeitlichen Aufwand abzuschätzen und in 25-Minuten-Einheiten einzuteilen. Haben Sie Aufgaben, die keine 25 Minuten in Anspruch nehmen, etwa E-Mails beantworten, dann bündeln Sie mehrere kürzere Aufgaben. Stehen im Gegenzug größere Aufgaben an, dann zerlegen Sie diese in Teilaufgaben, die sich in 25 Minuten erledigen lassen.
3. Kalkulieren Sie Ihr Zeitbudget ein
Wie sieht Ihr Arbeitstag aus? Haben Sie viele Besprechungen? Oder bleibt mehr Zeit für ungestörtes Arbeiten? Rechnen Sie sich aus, für wie viele Pomodoro-Intervalle Sie am Arbeitstag Zeit haben und planen Sie sich diese Intervalle fest ein.
4. Weisen Sie den Intervallen Aufgaben zu
Schauen Sie sich nun Ihre Prioritätenliste aus Punkt 1 an und weisen Sie die Aufgaben Ihren täglichen Pomodoro-Intervallen zu. Sie werden sehen: Wie werden schnell die Punkte auf Ihrer To-do-Liste abgehakt bekommen.
Übung macht den Meister
Es dauert ein paar Tage, bis die Pomodoro-Methode in Fleisch und Blut übergeht und Sie maximal von ihr profitieren. Am Anfang mag es vor allem schwer fallen, den vielen Ablenkungen zu widerstehen und Ihr berufliches Umfeld dafür zu sensibilisieren, dass Sie während Ihrer Pomodoro-Intervalle nicht gestört werden wollen. Doch eins ist sicher: Alles kann 25 Minuten warten, bis Sie mit Ihrem Intervall durch sind. Je mehr Sie Unterbrechungen vermeiden, desto besser kommen Sie voran. Sie werden merken: Selbstmanagement ist alles. Wenn Sie diese Methode des Zeitmanagements verinnerlicht haben, werden Sie mit weniger Stress mehr erreichen.
