Zeitmanagement: Bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit
Der Arbeitstag hat mehr Aufgaben als Stunden. Kommt Ihnen das Gefühl bekannt vor? Hier streikt die Software eine halbe Stunde. Da kommt Ihnen ein Anruf von einem Zulieferer dazwischen. Und dann hält sie auch noch ein Team-Mitglied mit den News vom Wochenende vom Weiterarbeiten ab. Natürlich können Sie sich mit Überstunden Luft verschaffen. Sie können auch Aufgaben delegieren. Sie können aber auch schauen, ob Sie Ihrem Zeitmanagement noch etwas auf die Sprünge helfen können. Die 60-20-20-Methode ist ein Ansatz, den wir Ihnen in diesem Beitrag vorstellen wollen.
Für das richtige Zeitmanagement gibt es viele Methoden. Einige davon haben wir Ihnen bereits vorgestellt: Die Pomodoro-Technik setzt auf die Arbeit in Intervallen, beim Time Boxing ordnet man Aufgaben festen Zeitblöcken zu. Alle Methoden verfolgen dasselbe Ziel: effizientes fokussiertes Arbeit mit Zeitersparnis, so dass Deadlines eingehalten werden können. Auch die 60-20-20-Methode zielt darauf ab. Doch was hat es damit auf sich?
Planung im Vorfeld muss sein
Diese Zeitmanagement-Methode lässt sich für nahezu alle Aufgaben und Projekte anwenden – im beruflichen Kontext gleichermaßen wie im privaten. Dabei wird die zur Verfügung stehen (Arbeits-)Zeit bei der Tagesplanung in drei Segmente gegliedert:
- maximal 60 % der Zeit wird verplant
- 20 % wird für Unvorhersehbares (z.B. zusätzliche Aufgaben) geblockt
- 20 % wird für soziale Aktivitäten (z.B. Netzwerken) freigehalten
Das klingt in der Theorie schon mal ganz einfach, oder? In der Praxis setzt die 60-20-20-Methode jedoch eine gute Planung und jede Menge Disziplin voraus. So müssen Sie Ihre To-do-Liste zunächst nach Prioritäten ordnen, die Aufgaben in Zeitabschnitte einteilen und diese dann einem Tag zuweisen. Bei der Umsetzung ist dann Fokus angesagt: Dadurch, dass nur 60 % der (Arbeits-)Zeit in die Erledigung der Aufgaben investiert wird, müssen Sie konzentriert und fokussiert an die Sache herangehen.
Probieren, überprüfen und anpassen
Zu guter Letzt heißt es auch bei dieser Zeitmanagement-Methode: Probieren, Kontrollieren, Anpassen. Funktioniert sie überhaupt für Sie? Kommen Sie mit der Einteilung 60-20-20 klar? Oder setzt Ihre Arbeit andere Segmente voraus, etwa weil Sie viel mit Kunden zu tun haben und es häufiger zu Ungeplantem in Ihrem Arbeitsalltag kommt? Dann passen Sie die Segmente entsprechend an. Die 60 % sind als oberer Richtwert zu verstehen und sind die Stellschraube, die Sie anziehen können – für bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit.
