Work inside the Box

Zeitmanagement mit Time Boxing: So funktioniert’s

Vermutlich haben Sie schon selbst solche Erfahrungen gesammelt: Die ganze Woche schiebt man die Hausarbeit vor sich her, und just kündigt sich die Freundin für zwei Stunden später zu Besuch an, so glänzt die Bude auf einmal im Handumdrehen. Bei der Arbeit ist es ähnlich: Sitzt einem die Deadline des Projekts plötzlich ganz nah im Nacken, bekommt man mehr erledigt als all die Wochen zuvor. Zeitdruck kann beflügeln – und genau das macht sich die Zeitmanagement-Methode Time Boxing zu Nutze, die viele Highperformer anwenden.

Was ist Time Boxing?

Unter Time Boxing versteht man eine Methode des Zeitmanagements, bei der Aufgaben in feste Zeitblöcke, sogenannte Time Boxes, eingeteilt werden. Zu Beginn wird genau festgelegt, was am Ende der jeweiligen Time Box erledigt sein soll. Time Boxing hat somit durchaus Parallelen zur Pomodoro-Technik, einer Zeitmanagement-Methode, bei der die Arbeit in Intervallen mit regelmäßigen Pausen mehr Produktivität verspricht. 

Wie geht man beim Time Boxing vor?

Der Vorgang des Time Boxing ist so simpel wie effektiv und besteht aus folgenden 4 Schritten:

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über sämtliche Aufgaben, die es zu erledigen gilt. Am besten funktioniert das mit einer To-do-Liste. Aus größeren Aufgaben sollten Sie Teilaufgaben machen. Vergessen Sie nicht, Ihre Routineaufgaben mit auf die Liste zu packen.
   
   
2. Schätzen Sie realistisch ein, wie lange Sie für jede einzelne Aufgabe brauchen werden und definieren Sie entsprechend für jede Aufgabe einen Zeitblock.
   
   
3. Vergessen Sie nicht, sich Zeitpuffer einzuplanen. Manchmal kommt etwas Unvorhersehbares dazwischen, manchmal dauern Aufgaben doch etwas länger als erwartet. Mit Puffern gelingt es Ihnen, in solchen Situationen Stress abzuwenden.
   
   
4. Pause muss sein: Planen Sie ebenfalls regelmäßige Pausen und Erholungsphasen ein.

Time Boxing ist somit ein bisschen vergleichbar mit einem Stundenplan in der Schule. Ob Sie Ihre Time Boxen auf einem Blatt Papier notieren, in einer Excel-Tabelle festhalten oder als Aufgaben in Ihrem Kalender bleibt Ihnen selbst überlassen. Verwenden Sie einfach das Tool, mit dem Sie am liebsten arbeiten.

Vorteile und Nachteile der Zeitmanagement-Methode

Wie jede andere Methode zur Selbstorganisation bringt auch Time Boxing Vor- und Nachteile mit sich und ist für manche Aufgaben mehr, für andere weniger geeignet.

Die Vorteile von Time Boxing

1. Mehr Selbstdisziplin
   Die Methode diszipliniert. Durch die Deadline im Nacken arbeitet man automatisch fokussiert und lässt sich weniger leicht ablenken. Definierte Anfangs- und Endzeiten lassen uns den Fokus auf das Wesentliche richten.
   
   
2. Schlussstrich ziehen
   Wer perfektionistisch veranlagt ist, kennt es vermutlich: Man findet kein Ende. Hier wird noch irgendetwas an einer Aufgabe nachgebessert, dort noch eine Kleinigkeit verschönert. Mit den Zeitboxen hat das ein Ende: Ist das Zeitfenster um, wird ein Schlussstrich unter die Aufgabe gezogen. Die Devise ist: Better done than perfect.
   
   
3. Ende der Aufschieberitis
   “Das kann ich auch noch morgen machen” – Wie oft haben Sie sich diesen Satz schon gesagt? Vertagen hat mit Time Boxing ausgedient. Die Aufgabe wird einfach dann erledigt, wenn ihre Time Box anbricht, ohne einen Gedanken daran zu verschwenden, ob man dazu gerade Lust hat oder nicht.
   
   
4. Kleiner Motivationsboost
   Wer am Ende des Tages einen Blick auf seine erledigten Time Boxes wirft, sieht, dass er wirklich etwas geleistet hat. Diese Gefühl beflügelt und motiviert.
   
   
5. Weniger Stress durch mehr Struktur
   Wenn Sie Ihren Tag mit Time Boxing strukturieren, gehen Sie entspannter an die Aufgaben heran. Sie widmen jeder einzelnen Ihre volle Konzentration, springen gedanklich nicht zwischen A, B und C und ersticken den Stress dadurch im Keim.

Die Nachteile von Time Boxing

1. Entstehende Hast
   Neigt man dazu, durch jede Aufgabe zu hasten und dabei Schnappatmung zu erleiden, nur um das Zeitfenster einhalten zu können, ist die Zeitmanagement-Methode weniger geeignet.
   
   
2. Unterbrechung des Flows
   Vielleicht kennen Sie diesen Flow, der manchmal bei der Arbeit entsteht: Es läuft alles wie geschmiert, Sie kommen richtig gut voran. Und dann sollen Sie diesen Flow unterbrechen, nur weil gerade die Time Box abläuft? Das ist in dem Fall nicht zielführend.
   
   
3. Schwierig bei komplexen Aufgaben
   Zeit ist Geld. Doch es gibt Aufgaben, bei denen die Qualität Vorrang vor den Zeitzielen hat. Bei einer Operation am offenen Herzen legt der Chefarzt auch nicht das Skalpell zur Seite und stürmt aus dem OP, nur weil das Zeitfenster abgelaufen ist. Ein bisschen überspitzt, ja, aber Sie wissen sicher, was wir meinen.
   
   
4. Schwierig für Kreativschaffende
   Bei Kreativschaffenden verhält es sich ähnlich: Auf Knopfdruck kreativ zu sein, gestaltet sich als schwierig. Ebenso ist Zeitdruck ein Killer für jegliche Kreativität. Kreativschaffende brauchen flexiblere Methoden der Selbstorganisation.

Ob Time Boxing für Sie und Ihren Alltag geeignet ist, können Sie einfach selbst testen. Generell lassen sich Routineaufgaben gut timeboxen. Auch im agilen Projektmanagement hat sich diese Zeitmanagement-Methode bewährt. Sie kann zu einem geordneten Tagesablauf, mehr Fokus auf die eigentliche Aufgabe und somit zu höherer Produktivität beitragen.