Zeitmanagement: In drei Schritten zu mehr Produktivität
Wie lang ist Ihre To-do-Liste für heute, diese Woche oder diesen Monat? Und was glauben Sie: Wie viele Punkte davon werden Sie mit Ablauf der Deadline abhaken können? Wir nehmen uns oft viel vor. Aber irgendwie kriegen wir nichts davon annähernd richtig oder mit guter Qualität erledigt. Folge: Wir sind am Ende leicht gefrustet und sehen nicht nur die Zeit, sondern auch die Motivation dahin rennen.
Das Phänomen ist nicht neu. Ganz im Gegenteil. Die meisten können davon ein Lied singen und haben Zweifel an ihrem Zeitmanagement. Deshalb lohnt es sich, einen Blick zu denjenigen zu werfen, die produktiv wirklich jedes Ziel mit Bravour meistern, das sie sich in den Kopf gesetzt haben. Was machen diese erfolgreichen Menschen anders? Sie befolgen nicht nur die 5-Stunden-Regel, dank der sie sich ständig weiterentwickeln und neues Wissen gewinnen. Sie haben noch einen anderen Joker im Ärmel: die 5/25-Regel.
Kennen Sie Warren Buffett? Der US-amerikanische Großinvestor gehört schon seit Jahren zu den reichsten Männern der Welt. Die Aktie seines Investment-Unternehmens Berkshire Hathaway gehört zu den teuersten Aktien überhaupt. Warum? Warren Buffett hat in seiner beruflichen Laufbahn immer wieder bewiesen, dass er weiß, was er tut und noch wichtiger: dass er das, was er sich vornimmt, auch erreicht. Er gilt als Begründer der 5/25-Regel, das Geheimrezept für seinen Erfolg. Und das Schöne ist: Die Produktivitätsstrategie Buffetts funktioniert bei jedem. Sie lässt sich im Kleinen wie im Großen anwenden, von Fachkräften genauso wie von Führungskräften, im Business-Bereich genauso wie im Privatleben.
So funktioniert die 5/25-Regel
Die 5/25-Regel hilft uns dabei, uns auf die wichtigen Aufgaben und Ziele zu konzentrieren. Sie besteht aus drei Schritten, auf die wir nun genauer eingehen:
1. Notieren Sie sich 25 Ziele
Machen Sie sich eine Liste und notieren Sie sich untereinander 25 Ziele. Die Ziele können unterschiedlicher Natur sein. Sie können im Kleinen denken und einfach berufliche oder private Wochenziele notieren. Sie können aber auch im Großen denken und Ziele wie eine Gehaltserhöhung, eine Beförderung oder eine berufliche Neuorientierung notieren. Im Privatbereich könnte es etwa der langersehnte Umzug in eine neue Wohnung, das Lernen einer neuen Sprache oder eine Weiterbildung sein, um ihr Hobby zum Beruf zu machen.
2. Wählen Sie aus der Liste Ihre 5 wichtigsten Ziele
Im nächsten Schritt geht es ans Priorisieren: Welche 5 dieser 25 Ziele sind Ihnen am wichtigsten? Für welche dieser Ziele brennen Sie? Was wollen Sie unbedingt erreichen? Welche Ziele bringen Sie vielleicht auch persönlich weiter? Markieren Sie diese fünf Ziele. Sie können Sie sich zusätzlich auch visualisieren und dort anbringen, wo Sie sie regelmäßig im Blick haben, zum Beispiel an der Wand gegenüber des Schreibtisches oder am Badezimmerspiegel. Das sind die Ziele, auf die Sie Ihre volle Aufmerksamkeit legen, die Ziele, in die Sie Zeit und Herzblut investieren.
3. Streichen Sie die restlichen 20 Ziele
Das mag hart klingen und alles andere als einfach sein. Schließlich handelt es sich ja auch bei den 20 anderen Punkten um Ziele, die ihnen wichtig sind. Andernfalls hätten Sie sie ja nicht notiert. Für das Erreichen Ihrer in Punkt 2 festgelegten 5 Hauptziele sind die anderen Ziele jedoch Ablenkungen, die dazu beitragen, dass Sie Ihren Fokus nicht auf das Wichtigste legen. Wenn Sie neben den 5 Zielen auch noch 20 andere im Blick behalten und hier und da mal ein bisschen daran weiterarbeiten, dann verzetteln Sie sich und Sie gelangen am Ende in die Situation, die wir eingangs beschrieben haben: Sie machen vieles, aber nichts so wirklich richtig. Also: Setzen Sie den Rotstift an und streichen Sie die Ziele, die nicht auf Ihrer Top 5 stehen. Die Top 5 ist das, worauf es jetzt ankommt!
Klingt zu einfach, um zu funktionieren? Probieren Sie es selbst aus. Die 5/25-Regel beruht auf Minimalismus und Einfachheit. Sie hilft, unseren Fokus auf 5 wirklich wichtige Aufgaben und Ziele zu lenken und Störquellen auszuschalten. Aber genau an diese 5 Punkte können Sie am Ende der Deadline dann auch wirklich ein Häkchen setzen. Und zwar mit gutem Gewissen, weil Sie all Ihre Energie und Zeit da hineingelegt und gute Qualität abgeliefert haben. Sind diese 5 Ziele abgehakt, geht es einfach von vorne los: Notieren Sie sich 25 Ziele! Wählen Sie 5 Ziele aus, die Ihnen besonders wichtig sind! Streichen Sie die restlichen 20 Ziele von der Liste...
