Effizienter arbeiten durch mehr Organisation rund um den Posteingang
Wo war gleich nochmal die Nachricht? Ich habe sie doch vorhin noch gesehen… Immer wieder das Ringen mit dem Posteingang. E-Mails scheinen oftmals einen großen Teil des Arbeitstages in Anspruch zu nehmen. Und während Sie mal wieder Ihr E-Mail-Postfach durchgehen, fragen Sie sich vielleicht auch: Kann das nicht alles ein bisschen einfacher gehandhabt werden? Auf jeden Fall! Mit unseren 5 Tipps klappt das Verwalten von E-Mails gleich viel leichter – und Sie sparen wertvolle Zeit, die Sie in andere Aufgaben investieren können.
1. Bewahren Sie nur unbeantwortete E-Mails im Posteingang auf
Ein voller Posteingang sorgt für Stress. Wenn Sie Ihre E-Mails nicht sortieren, besteht zudem die Gefahr, dass irgendetwas untergeht und Sie vergessen, auf eine wichtige Nachricht zu reagieren. Selbst wenn Sie Ihr Postfach vollkommen unter Kontrolle haben, verbringen Sie unnötig viel Zeit damit, den Posteingang zu durchsuchen. Dieses Problem können Sie einfach umgehen, indem Sie Ihren Posteingang so leer wie möglich halten. Anfangs reicht es, einen neuen Ordner anzulegen, in dem Sie bearbeitete E-Mails ablegen. Wenn Sie später eine bestimmte Mail suchen, ist dieser weiterhin im Archiv verfügbar, schlummert jedoch nicht irgendwo im Posteingang.
2. Sortieren Sie Ihre E-Mails nach der geplanten Bearbeitungszeit in Ordner
Sie können Ihre E-Mail-Verwaltung weiter optimieren, indem Sie aus einer passenden Ordnerstruktur das Maximale herausholen. Verschieben Sie etwa Ihre Nachrichten in Ordner, bei denen ersichtlich wird, wann Sie diese bearbeiten wollen. Sie können die Ordner zum Beispiel so benennen: heute, diese Woche, nächste Woche und später. Die Intention ist, dass Sie täglich nur die Nachrichten bearbeiten, die Sie im Ordner “Heute” finden. Damit begrenzen Sie automatisch die Zeit, die Sie täglich mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen und stellen sicher, dass keine E-Mail verloren geht. Sie können gegen Ende des Arbeitstages ein paar Minuten Zeit einplanen, Ihre E-Mails für den nächsten Tag in die richtigen Ordner zu schieben.
3. Legen Sie Zeitfenster für die Bearbeitung von E-Mails fest
Es kann sinnvoll sein, Fragen direkt zu klären und E-Mails innerhalb von fünf Minuten zu beantworten. Wer allerdings ständig seine E-Mails abruft, verringert seine Effizienz durch die Unterbrechung erheblich, so dass es schwerer fällt, sich auf die aktuelle Arbeitsaufgabe zu konzentrieren. Versuchen Sie lieber, sich feste Zeitfenster für das Bearbeiten von Nachrichten in Ihrem Arbeitstag einzuplanen. Blocken Sie sich gewisse Zeiten am Tag, um E-Mails zu überprüfen, zu beantworten und in die entsprechenden Ordner zu sortieren.
4. Deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen
Plopp – eine neue E-Mail trudelt in Ihr Postfach ein. Die Benachrichtigung ist zwar nur kurz, allerdings lenkt sie Ihre Aufmerksamkeit auf sich – und damit weg von dem, womit Sie gerade beschäftigt sind. Um Ihre Konzentrationsfähigkeit nicht zu unterbrechen, lohnt es sich, E-Mail-Benachrichtigungen auf Ihrem Computer zu deaktivieren. Viele E-Mail-Dienste bieten diese Option an. Sie können auch Ihre E-Mails offline stellen und sie dann wieder online aktivieren, wenn das Zeitfenster zur E-Mail-Bearbeitung erreicht ist.
5. Melden Sie sich von unnötigen Newslettern ab
Das E-Mail-Postfach kann problemlos mit einer Vielzahl an Newslettern gefüllt werden. Aber brauchen Sie diese wirklich? Oftmals hat man in der Vergangenheit einen Newsletter abonniert, weil das Thema gerade interessant war. Dann hat sich das eigene Tätigkeitsfeld geändert, der Newsletter wurde irrelevant, trudelt dennoch regelmäßig im Postfach ein, wo er von Ihnen ungeöffnet gelöscht wird. Räumen Sie lieber einmal gründlich auf! Melden Sie sich von Newslettern ab, die Sie nicht mehr benötigen. Am einfachsten ist es, im jeweiligen Newsletter auf den Link “Newsletter abbestellen” zu klicken, der Sie aus der Empfängerliste streicht. Das ist schnell erledigt. Zugleich erleichtern Sie die Verwaltung Ihrer E-Mails, reduzieren die Anzahl lästiger Benachrichtigungen und können sich auf Ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren.
Leicht umzusetzen und in der Summe zeitsparend: Diese Tipps unterstützen Sie in Ihrem Arbeitsalltag. Wenn Sie sie konsequent befolgen, arbeiten Sie fokussierter und schaffen mehr Aufgaben in der gleichen Zeit, weil Sie weniger abgelenkt werden. Ihnen steht es natürlich frei, die Tipps so abzuwandeln, dass Sie zu Ihrem Arbeitsalltag und Ihren Bedürfnissen passen. Seien Sie flexibel in der Ordnerstruktur und beim Festlegen der notwendigen Zeitfenster zum Bearbeiten von Nachrichten. Versuchen Sie jedoch, den Posteingang stets aufgeräumt zu haben, nach Dringlichkeit zu priorisieren und nicht jeder neu eintreffenden E-Mail Ihre volle Aufmerksamkeit zu schenken.
