So beenden Sie eine dienstliche E-Mail höflich, respekt- und stilvoll
“MfG – Mit freundlichen Grüßen” hat ausgedient. Ende der 90er Jahre noch ein großer Hit von den Fantastischen Vier klingt diese Grußformel am Ende von geschäftlichen Briefen oder E-Mails zwei Jahrzehnte später konservativ, altbacken, formell, kurzum: nicht mehr zeitgemäß. Doch was sollten Sie stattdessen schreiben? Unser Tipp: etwas, das
- respektvoll und höflich ist
- für einen guten Eindruck sorgt
- dem/r Leser:in ein gutes Gefühl vermittelt
- aus der Masse der E-Mail-Flut hervorsticht.
Ganz schön viele Ansprüche auf einmal? Keine Sorge! Es genügt, wenn Sie mindestens einen dieser Punkte beachten. Welcher hängt davon ab, wie vertraut Sie mit dem/der Empfänger:in sind, welches Anliegen Sie haben und was generell Ihr Stil und Kommunikationsverhalten ist. In diesem Beitrag finden Sie einige hilfreiche Tipps.
Grußformel: Darum ist sie so wichtig
Haben Sie schon einmal eine E-Mail erhalten, bei der der/die Sender:in keine Grußformel genutzt hat? Oder einfach nur ein LG oder VG? Oder vielleicht sogar einfach nur seinen/ihren Namen ans Ende gesetzt hat? Dann erinnern Sie sich vielleicht auch noch daran, welches Gefühl das bei Ihnen ausgelöst hat, oder? In der Regel ein unangenehmes. Es erweckt den Eindruck fehlender Wertschätzung, wenn sich der/die Sender:in zwar die Zeit nimmt, Ihnen sein/ihr Anliegen zu schildern, aber nicht die paar Sekunden extra, die es braucht, um eine geschäftliche Nachricht höflich und respektvoll abzurunden. Eine Dienst-E-Mail ist schließlich keine WhatsApp-Nachricht oder SMS. Die Form sollte deshalb gewahrt werden – zumal dieser Vorgang nur wenig Zeit kostet.
Welche Grußformeln gehen in Ordnung?
Klassische Grußformeln können Sie immer einsetzen. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, individuellere Grüße zu hinterlassen. Bei den individuelleren Grußformeln haben Sie viel Spielraum. Sie sind einerseits davon abhängig, wie gut Sie den/die Empfänger:in Ihrer E-Mail kennen. Zum anderen können Sie aber auch Bezug zum Ort, zum Wochentag, zur Jahreszeit, zu anstehenden Feiertagen etc. nehmen.
Klassische Grußformeln:
- Mit freundlichen Grüßen: etwas altbacken
- Freundliche Grüße: modernere Version
- Viele Grüße: neutrale, gängige Version
- Beste Grüße: persönlicher als die oben Genannten, nicht so vertraut wie “herzliche”
- Herzliche Grüße: drückt große Wertschätzung aus
Individuelle Grußformeln:
Die Möglichkeiten für individuelle Grußformeln sind nahezu unbegrenzt. Hier ein paar Beispiele, an denen Sie sich orientieren können.
mit Ortsbezug
- Freundliche Grüße nach München
- Viele Grüße ins Allgäu
- Herzliche Grüße aus Mannheim
mit Tagesbezug
- Beste Grüße zum Wochenstart (zum Wochenbeginn)
- Mit freundlichen Grüßen für eine erfolgreiche Woche (zum Wochenbeginn)
- Einen erholsamen Feierabend wünscht Ihnen (zum Arbeitstagende)
- Viele Grüße und ein schönes Wochenende (freitags)
mit Jahreszeiten-/Wetterbezug
- Herzliche Herbstgrüße
- Viele Grüße aus dem regnerischen Hamburg
- Sonnige Grüße ins Rheintal
mit Bezug zu weiteren Anlässen
- Viele Grüße und einen schönen Urlaub (wenn der/die Empfänger:in Urlaub hat)
- Beste Grüße und erholsame Feiertage (vor Weihnachten, Ostern, Pfingsten, etc.)
- Freundliche Grüße und bleiben Sie gesund (seit Beginn der Corona-Pandemie)
- Viele Grüße und gute Besserung (wenn der/die Empfänger:in krank ist)
No-Gos bei Grußformeln
So viele Möglichkeiten es bei der Wahl der Grußformel in dienstlichen E-Mails auch geben mag, ein paar Formulierungen sollten Sie möglichst vermeiden. Dazu gehören:
- Hochachtungsvoll: sehr altbacken
- Gruß/Grüße: umgangssprachlich, nur bei vertrauten Kolleg:innen
- VG, LG, MfG: Abkürzungen vermitteln den Eindruck, dass Sie sich nicht die Zeit für den/die Empfänger:in nehmen, um die Formulierungen auszuschreiben
- Schöne Grüße: Ob die Grüße wirklich schön sind, kann nur der/die Empfänger:in beurteilen
- Herzlichst: Superlative sind fehl am Platz, denn jede:r weiß, dass das nicht stimmt
- keine Grußformel: Zeichen von fehlendem Respekt und Anstand
Der Ton macht die Musik, heißt es so schön. Mit der Wahl der Grußformel verhält es sich ähnlich. In unserem schnelllebigen Arbeitsalltag, in dem uns tägliche unzählige Nachrichten erreichen, können Sie mit der Grußformel nicht nur aus der Masse hervorstechen, sondern bei dem/der Leser:in auch ein angenehmes Gefühl und einen guten Eindruck hinterlassen. Also investieren Sie lieber diese paar Sekunden mehr in Ihre Nachricht – sie können den Unterschied machen.
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