Die richtige Zeit für wichtige Meetings
Ein Blick in den digitalen Terminkalender der Kollegen sagt vieles: Da ist Frau Müller in Urlaub. Zu der Zeit steckt der Chef schon in einem anderen Termin. An dem Tag muss Herr Klefenz wegen eines Arzttermins früher Feierabend machen. Das Meeting, in dem man alle an einen Tisch kriegen will, weil eine wichtige Team-Entscheidung getroffen werden muss, findet letztendlich dann statt, wenn alle können. Das kann am frühen Morgen genauso sein, wie zur Mittagszeit oder kurz vor Feierabend: Hauptsache alle haben da ein freies Zeitfenster.
Nicht so bei Amazon-Gründer Jeff Bezos. Seine Zwei-Pizza-Regel für effiziente Meetings ist bereits bekannt. Doch Bezos grenzt nicht nur die Teilnehmerzahl bei Meetings ein, sondern auch das Zeitfenster: Wichtige Meetings finden bei ihm nur zwischen 10 und 12 Uhr statt. Seine 10-bis-12-Regel ist nicht nur im Unternehmen bekannt, sie lässt sich auch in anderen Unternehmen anwenden. Denn die Idee dahinter ist banal wie einleuchtend.
1. Die mentale Leistungskraft ist auf ihrem Höhepunkt
Es macht einen Unterschied, ob ein Meeting morgens um 8.30 Uhr, um 10 Uhr, nach der Mittagspause oder in den späten Nachmittagsstunden stattfindet. “Um 17 Uhr kann ich über Wichtiges nicht mehr nachdenken”, sagt Jeff Bezos – und damit ist er sicher nicht allein. Das Zeitfenster 10 bis 12 Uhr beruht auf seiner Selbstbeobachtung: Zu der Zeit ist er im Arbeitsalltag richtig angekommen, die Konzentration ist auf ihrem Höhepunkt, die Energiereserven sind noch nicht ausgeschöpft. Ergo: Es fällt leichter, sich mit schwierigen Aufgaben und Entscheidungen auseinanderzusetzen.
Das Zeitfenster ist Bezos zufolge ausreichend. Denn es gehe nicht den ganzen Tag darum, wichtige Entscheidungen zu treffen. Er setzt auf Qualität: täglich wenige Entscheidungen, die aber mit guter Vorbereitung bewusst und gut überlegt getroffen werden.
2. Die Teilnehmer sind besser vorbereitet
Das führt schon zum nächsten Pluspunkt: Wer eine Termineinladung zwischen 10 und 12 Uhr erhält und mit der 10-bis-12 Regel vertraut ist, weiß automatisch, dass es sich bei diesem Meeting um einen wirklich wichtigen Termin handelt. Das Zeitfenster gibt vor, dass das Thema des Meetings Priorität hat und eine gute Vorbereitung bedarf. Dadurch setzen sich die Teilnehmer im Vorfeld intensiver mit der Materie auseinander und das Meeting wird effektiver.
3. Zeitfenster reduziert Terminkonflikte
Jeder kennt es: Hier muss ein Meeting verschoben werden, weil gerade ein wichtigerer Termin zur gleichen Zeit rein kam. Solche Terminkonflikte lassen sich mit der 10-bis-12-Regel reduzieren. Denn dieses Zeitfenster halten sich die Mitarbeiter für die wirklich wichtigen Termine frei, die das Maximale ihrer Konzentrations- und Leistungsfähigkeit fordern. Bei vielen anderen Terminen muss man nicht immer auf Hochtouren laufen, zum Beispiel Meetings, in denen in erster Linie Informationen geteilt werden. Für solche Meetings bleibt an einem Arbeitstag jenseits von 10 bis 12 Uhr noch ausreichend Gelegenheit.
Das Konzept von Jeff Bezos ist simpel. Doch seine Idee geht auf. Für effektivere Meetings und besseres Zeitmanagement lässt sich die 10-bis-12-Regel übernehmen. Sie kann jedoch auch an die Mitarbeiter im eigenen Unternehmen und die Abläufe angepasst werden. Wenn das Team morgens erst sehr spät anfängt, kann sich das Zeitfenster nach hinten verlagern. Eine Frühschicht dagegen tut sich in den frühen Morgenstunden mit wichtigen Entscheidungen leichter. Doch eins braucht es in jedem Fall: die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Ist die 10-bis-12-Regel Teil der Meetingkultur, so muss das an alle Mitarbeiter kommuniziert werden. Nur so haben sie die Gelegenheit, ihren Tagesablauf an das Zeitfenster anzupassen und die richtigen Prioritäten zu setzen.
