Beschreibung
Change Management im Büro: Praxis-Workshop
Es gibt eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, die ein digitales Bürokonzept implementieren:- Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz digitaler Tools und Technologien können Arbeitsprozesse automatisiert, optimiert und beschleunigt werden. Dadurch wird die Produktivität gesteigert und Zeitersparnis erzielt.
- Kostenreduktion : Ein digitales Büro ermöglicht es Unternehmen, Kosten für physische Büroausstattung, Papier, Druck- und Versandkosten zu reduzieren. Durch die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen können auch Lager- und Archivierungskosten gesenkt werden.
- Flexibilität und Mobilität : Mit einem digitalen Büro können Mitarbeiter von überall aus arbeiten und auf ihre Daten und Tools zugreifen. Dies ermöglicht flexible Arbeitsmodelle wie Remote-Arbeit, Teilzeitarbeit und Projektarbeit. Zudem erleichtert es die Zusammenarbeit in verteilten Teams und mit externen Partnern.
- Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit: Digitale Kommunikationstools ermöglichen eine effektive und schnelle interne und externe Kommunikation. Mitarbeiter können sich in Echtzeit austauschen, Dateien teilen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Dadurch wird die Zusammenarbeit erleichtert und die Teamproduktivität gesteigert.
- Bessere Informationsverwaltung : Durch die Digitalisierung von Dokumenten und Informationen wird deren effiziente Verwaltung und Suche ermöglicht. Informationen können schnell abgerufen, aktualisiert und archiviert werden, wodurch die Informationsflüsse verbessert und der Zugriff auf wichtige Daten erleichtert wird.
- Erhöhte Datensicherheit: Mit einem digitalen Büro können sensible Informationen und Daten besser geschützt werden. Durch die Implementierung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung und regelmäßige Backups können Unternehmen ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Diebstahl schützen.
- Nachhaltigkeit: Ein digitales Büro reduziert den Papierverbrauch und trägt somit zur Umweltschonung bei. Durch die Vermeidung von Druck- und Versandprozessen werden zudem CO2-Emissionen reduziert.
Kommende Starttermine
Wählen Sie aus 9 verfügbaren Startterminen
Inhalte / Module
- Einführung in das digitale Bürokonzept und seine Vorteile
- Definition und Ziele eines digitalen Büros
- Vorteile und Potenziale einer digitalen Arbeitsumgebung
- Bedeutung des digitalen Wandels für Unternehmen
- Best-Practice-Beispiele erfolgreicher digitaler Büros
- Überblick über die wichtigsten Tools und Technologien für ein digitales Büro
- E-Mail-Tools und effektive E-Mail-Verwaltung
- Kalender-Tools und Terminplanung
- Aufgabenmanagement-Tools und Produktivitätssteigerung
- Datei- und Dokumentenmanagement-Tools
- Praktische Übungen zur Nutzung von E-Mail- und Kalender-Tools
- Erstellung und Verwaltung von E-Mails
- Effektive Terminplanung und -verwaltung
- Integration von E-Mails und Kalendern für eine optimierte Organisation
- Tipps zur effizienten Nutzung von E-Mail- und Kalenderfunktionen
- Tipps und Tricks zur effektiven Kommunikation im digitalen Büro
- Auswahl geeigneter Kommunikationstools (z.B. Chat, Videokonferenzen)
- Vermeidung von Missverständnissen in der digitalen Kommunikation
- effektives Feedback geben und empfangen
- virtuelle Teamarbeit und Zusammenarbeit fördern
- Vertiefung der Themen Collaboration und Dokumentenmanagement
- Einführung in Kollaborationstools für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten
- Projektmanagement-Tools und -Methoden für eine effiziente Zusammenarbeit
- Cloud-Speicherlösungen und Dateifreigabe für das Dokumentenmanagement
- Versionierung und Nachverfolgung von Dokumentenänderungen
- Vorstellung von Tools für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Projektmanagement
- Einsatz von Online-Dokumentenbearbeitungstools (z.B. Google Docs, Microsoft Office 365)
- Projektmanagement-Tools zur Planung, Organisation und Verfolgung von Aufgaben
- Kollaborative Notiztools und Brainstorming-Plattformen
- Online-Whiteboards und virtuelle Zusammenarbeitstools
- Praktische Übungen zur Nutzung von Online-Collaboration-Tools
- Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit
- Projektplanung und -verfolgung mit Projektmanagement-Tools
- Kollaboratives Arbeiten an Notizen und Ideensammlungen
- Effektive Nutzung von Online-Whiteboards und virtuellen Zusammenarbeitstools
- Einführung in das Thema Datenschutz und Datensicherheit im digitalen Büro
- Grundlagen des Datenschutzes im digitalen Umfeld
- Best Practices zur Gewährleistung der Datensicherheit
- Relevante rechtliche Rahmenbedingungen (z.B. DSGVO)
- Risikomanagement und Umgang mit Datenschutzverletzungen
- Fortgeschrittene Techniken und Strategien für die Optimierung des digitalen Büros
- Automatisierung von Routineaufgaben durch Workflow-Tools
- Integration von verschiedenen Tools und Plattformen für nahtlose Arbeiten
- Personalisierung von Arbeitsumgebungen und individuelle Anpassung von Tools
- Nutzung von KI-Technologien für intelligente Automatisierung
- Einführung in das Konzept des virtuellen Meetings und der Videokonferenzen
- Vorteile von virtuellen Meetings gegenüber physischen Treffen
- Auswahl und Einrichtung von Videokonferenztools
- Effektive Gestaltung von virtuellen Meetings und Moderationstechniken
- Umgang mit technischen Herausforderungen und Störungen
- Praktische Übungen zur Durchführung von virtuellen Meetings und Videokonferenzen
- Planung und Organisation eines virtuellen Meetings
- Durchführung von Videokonferenzen und Nutzung von Funktionen wie Bildschirmfreigabe und Chat
- Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit während virtueller Meetings
- Bewältigung von häufig auftretenden Problemen bei virtuellen Meetings
- Überblick über automatisierte Prozesse und Workflow-Tools im digitalen Büro
- Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen
- Workflow-Management-Tools zur Steuerung und Optimierung von Arbeitsabläufen
- Integration von Tools und Automatisierung von Datenflüssen
- Beispiele für die praktische Anwendung von automatisierten Prozessen im Büroalltag
- Zusammenfassung und Abschlussdiskussion
- Wiederholung der wichtigsten Inhalte des Workshops
- Reflexion über persönliche Erfahrungen und Erkenntnisse
- Diskussion offener Fragen und Herausforderungen im Zusammenhang mit dem digitalen Büro
- Ausblick auf zukünftige Entwicklungen und Trends im Bereich des digitalen Arbeitens
Zielgruppe / Voraussetzungen
Hinweis: Dieser Kurs richtet sich an Mitarbeitende aus Unternehmen und Institutionen.
Für Privatpersonen ist dieser Kurs leider nicht geeignet.
Bitte beachten Sie: Bildungsgutscheine der Agentur für Arbeit werden für diesen Kurs NICHT anerkannt.
Abschlussqualifikation / Zertifikat
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