So schreiben Sie E-Mails mit Stil
Können Sie sich ein Postfach für 584,4 Milliarden Briefe vorstellen? Nein, wird der Briefwechsel doch bereits seit einiger Zeit immer mehr von platzsparenden E-Mails abgelöst. Elektronische Korrespondenz gehört längst zum guten Ton – im Privat- gleichermaßen wie im Geschäftsleben. Die Vorteile liegen auf der Hand: E-Mails sind schneller, kostengünstiger und umweltschonender. Vor zehn Jahren wurden in Deutschland laut Statista 151,3 Milliarden E-Mails verschickt. Vergangenes Jahr waren es bereits 544,2 Milliarden – Tendenz steigend: Für 2016 werden 584,4 Milliarden gesendete Mails in der Bundesrepublik prognostiziert.
Damit in all der E-Mail-Flut Ihre Nachrichten nicht untergehen und beim Empfänger keinen Unmut auslösen, haben wir für Sie einen E-Mail-Knigge mit zehn Grundregeln für erfolgreiches E-Mailen zusammengestellt.
- In der Kürze liegt die Würze!
Überlegen Sie sich, was Sie dem anderen mitteilen wollen, bevor Sie ein neues E-Mail-Fenster öffnen. Sind ausgiebige Erläuterungen oder Abstimmungen notwendig, greifen Sie besser gleich zum Telefonhörer. Das erspart Ihnen langes Hin- und Her-Schreiben und somit Zeit. Können Sie Ihr Anliegen kompakt verpacken, nutzen Sie die Möglichkeit zu mailen. Wählen Sie dabei zur besseren Auffindbarkeit im Postfach einen kurzen, aber aussagekräftigen Betreff. Fassen Sie sich in der Mail ebenfalls kurz, vermeiden Sie Ausschweifungen und Schachtelsätze und gliedern Sie Ihren Text in Absätze - das erleichtert das Lesen. - Höflichkeit ist Trumpf!
Das gilt auch bei E-Mails. Verzichten Sie daher nicht auf eine angemessene Gruß- und Schlussformel. Was angemessen ist, hängt davon ab, wie gut Sie Ihren Adressaten kennen. Bestand bisher kein persönlicher Kontakt, bleiben Sie beim klassischen “Sehr geehrte/r …” und bei “Mit freundlichen Grüßen”. Kennen Sie Ihren Geschäftspartner bereits besser, gelten ein “Hallo” und “Viele Grüße” als angemessen. Sind Sie mit dem Adressaten bereits gut bekannt, darf es auch mal ein “Hi” und ein “Gruß” sein. - Das ist ein rotes Tuch!
Auf manche Dinge, die wir von der Kommunikation über Whatsapp, Chats und SMS kennen, sollte beim Mailen verzichtet werden. Das gilt zum Beispiel für das Schreiben in Versalien. Wer ganze Wörter oder Sätze in Großbuchstaben schreibt, kommt bei seinem Gegenüber als Schreihals rüber. Verzichten Sie auch auf die Ansammlung von Ausrufezeichen. Damit wirken Sie nur wie ein Befehlshaber – und das kommt gar nicht gut an. Zudem sollten Sie Abkürzungen vermeiden. Zum einen können Sie nicht voraussetzen, dass der Empfänger der Mail mit Abkürzungen wie “FYI” (For your information) etwas anfangen kann, zum anderen implizieren Abkürzungen wie “LG” (Liebe Grüße) dem anderen, dass Sie sich nicht ausreichend Zeit für ihn nehmen, um Worte auszuschreiben. Was zwar im privaten Schriftwechsel eine willkommene Abwechslung ist, in geschäftlichen E-Mails aber nichts zu suchen hat, sind Emoticons. Humor kann sehr unterschiedlich sein – so dass Emoticons verschieden und auch falsch von anderen aufgefasst werden können. - Lassen Sie nicht zu lange auf sich warten!
Das macht man nicht im Privatleben und sollte man auch nicht, was die Reaktion auf eine E-Mail anbelangt. Je nach Priorität der bei Ihnen eingegangenen E-Mails sollten Sie innerhalb von einer bis 24 Stunden reagieren – und wenn es auch nur der Hinweis ist, dass die Nachricht eingegangen istund das Anliegen bearbeitet wird. Wenn Sie E-Mails versenden und selbst auf eine Rückmeldung warten, geben Sie am besten mit an, bis wann Sie die Auskunft benötigen. - Eine Nachricht mit vielen teilen!
Die Möglichkeit, eine E-Mail an mehrere Empfänger zu schicken, hat durchaus seine Reize. Jedoch sollten die Optionen von CC (Kopie) und BCC (Blindkopie) nur in Maßen genutzt werden – und nur dann, wenn es tatsächlich sinnvoll ist. Muss über den Empfänger hinaus jemand informiert werden, von dem Sie aber keine Antwort erwarten, setzen Sie ihn in Kopie. Empfänger in Blindkopie zu nehmen, macht etwa beim Versenden eines Newsletter Sinn. So können Sie viele Empfänger gleichzeitig erreichen, ohne dass deren Kontaktdaten für Dritte sichtbar sind. - Nutzen Sie Ihre digitale Visitenkarte!
Eine Signatur gehört bei geschäftlichem E-Mail-Verkehr dazu. Sie ist quasi Ihre digitale Visitenkarte. Dank ihr sehen Ihre Geschäftspartner auf einen Blick, wie sie Sie am besten kontaktieren können und müssen sich nicht mühselig die Kontaktdaten aus dem Internet zusammensuchen. - Vorsicht vor der Link-Wüste!
Manchmal ist es unausweichlich, in einer E-Mail einen Link mitzusenden. Sie wollen den Empfänger auf etwas hinweisen, das mit nur einem Klick auf den Link abrufbar ist? Da ist ein Link natürlich praktisch. Vermeiden Sie jedoch, dass Ihre E-Mail zu einer Link-Wüste wird! Verwenden Sie nicht zu viele Links und packen Sie diese, wie bei Quellenangaben, an das Ende Ihrer Mail. So stören die oftmals sehr langen URLs nicht den Lesefluss. - Immer diese Anhängsel!
Vermeiden Sie Anhänge, wenn Sie nicht zwangsläufig notwendig sind. Lassen sie sich nicht umgehen, beachten Sie die Größe des Anhangs und das Format. Ist das Datenvolumen zu groß, greifen Sie lieber auf Clouds wie eine Dropbox oder Google Drive zurück. Das erspart dem Empfänger ein volles Postfach und strapaziert nicht unnötig seine Geduld, wenn sich die Mail aufgrund der Anhanggröße nur im Schneckentempo öffnet. Vergewissern Sie sich, bevor Sie die Mail abschicken, zudem, dass Sie auch den richtigen Anhang hinzugefügt haben. - Duden lässt grüßen!
Da E-Mails in Zeiten von Whatsapp und Co. zu den seriösen Kommunikationsmitteln gehören, gelten für sie ähnliche Regeln wie bei einem Schriftverkehr per Post. Lassen Sie daher die Rechtschreibung und die Grammatikregeln nicht außer Acht. Lesen Sie am Ende noch einmal gründlich über Ihre Nachricht drüber und greifen Sie auf die Rechtschreibprüfung zurück. - Wie dringend ist es wirklich?
Die Möglichkeit, seiner E-Mail eine Dringlichkeit zu verpassen, ist mit Vorsicht zu genießen. Häufig wird die Funktion missbraucht und die Dringlichkeit nur vorgetäuscht, so dass die Funktion an Glaubwürdigkeit eingebüßt hat. Wer sie also zu oft benutzt, wirkt penetrant. Ähnlich verhält es sich mit dem Anfordern einer Lesebestätigung. Das setzt den Empfänger nur unnötig unter Druck und vermittelt den Eindruck, ein Kontrollfreak zu sein.
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