8 Tipps für mehr Fokus im Arbeitsalltag
Das Smartphone macht ein Geräusch und schon juckt es uns in den Fingern. Die Neugier siegt: Wir legen den Stift aus der Hand, unterbrechen die Arbeit und checken mal eben, was da auf dem Handy eingetrudelt ist. Im Schnitt wiederholt sich dieses Szenario alle 18 Minuten bei der Arbeit. Das hat Prof. Alexander Markowetz von der Universität Bonn mit Hilfe von über 60.000 Nutzerdaten ermittelt. Ist produktives Arbeiten so überhaupt möglich? Schließlich ist längst erwiesen, dass der Mensch nicht multitaskingfähig ist. Wir werfen einen Blick auf die digitalen Ablenkungen bei der Arbeit und beleuchten Möglichkeiten, um fokussierter bei der Sache zu bleiben – ohne dass Sie Ihr Smartphone durch ein Dumbphone ersetzen müssen.
Die häufigsten digitalen Ablenkungen bei der Arbeit
Während der Arbeitszeit begegnen uns viele digitale Ablenkungen. Manche lassen sich eliminieren, manche weniger. Manche stehen im unmittelbaren Arbeitskontext, andere sind privater Natur. Zu den häufigsten digitalen Ablenkungen bei der Arbeit zählen:
- eingehende E-Mails
- Social Media
- Messenger-Dienste (sowohl dienstlich als auch privat genutzte)
- privates Surfen im Netz
Was passiert durch Ablenkung?
Durch Ablenkungen setzt unser Gehirn einen neuen Fokus. Gedankliche Unterbrechungen von wenigen Sekunden können bereits die Fehlerquote deutlich erhöhen. Denn ein Wechsel zurück zur Arbeit klappt nicht so ohne Weiteres. Wir müssen dann erst wieder neu den Fokus auf die eigentliche Aufgabe lenken. Dadurch verringert sich die Leistungsfähigkeit und auch unser Stresslevel: Wir kommen mit dem Pensum nicht mehr durch, so dass Aufgaben liegen bleiben. Das stresst uns und kann zu einer psychischen Belastung werden.
Tipps für mehr Fokus bei der Arbeit
Ablenkungen und Unterbrechungen bei der Arbeit lassen sich nicht immer vermeiden. Doch es hilft schon, deren Anzahl einzudämmen. Diese 8 Tipps können dabei unterstützen:
1. Einplanen von Zeiten für Unterbrechungen
Dass der Mensch keine acht Stunden mit gleicher Aufmerksamkeit durcharbeiten kann, ist bekannt. Kleine Pausen unterstützen die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit. So muss man gar nicht auf Smartphone und Co. an einem Arbeitstag verzichten, sondern kann sich gezielt Pausen dafür einbauen. Auf eine große Aufgabe des Tages folgt eine kleine Unterbrechung, die man dazu nutzen kann, um Nachrichten zu lesen, kurz was im Netz zu gucken oder um seine Social-Media-Kanäle zu checken. Wichtig ist, dass man sich ein Zeitfenster setzt und die Unterbrechung nicht ausdehnt, sondern zurück zu den Aufgaben findet. Erfahren Sie mehr dazu in unserem Beitrag zur Pomodoro-Technik.
2. Begrenzen der Erreichbarkeit
Wie viele Produktivitäts- und Messengertools verwenden Sie Tag für Tag? Auf dem Smartphone haben wir meistens mehr als eins. Und auf dem Desktop am Arbeitsplatz macht sich zunehmend auch Tool neben Tool breit. Darüber hinaus gibt es noch die klassische E-Mail und natürlich das Telefon. Aber brauchen wir all diese Kanäle wirklich? Oder sind manche mehr Störquelle als Unterstützung? Über welche Kanäle wollen Sie von Kolleginnen und Kollegen oder von Vorgesetzten erreicht werden? Mit welchen tauschen Sie sich mit Kunden oder Auftraggebern aus? Machen Sie Inventur: Begrenzen Sie Ihre Erreichbarkeit, indem Sie die Tools aus Ihrem Alltag streichen, die nicht wichtig sind.
3. Richtiges Einstellen von Benachrichtigungen
Nahezu jedes digitale Ablenkungstool verfügt inzwischen über einen Benachrichtigungsassistenten. Wir können die Benachrichtigungen und damit unsere potentiellen Ablenkungen im Zaum halten, indem wir diese richtig einstellen. Muss wirklich bei jeder E-Mail, die im Postfach eintrudelt, ein Signal ertönen oder ein Pop-up auf dem Bildschirm erscheinen? Brauchen wir immer auditive und visuelle Benachrichtigungen? Reicht eins davon nicht aus? Genügt beim Smartphone manchmal nicht der Vibrationsalarm? Sind wir überhaupt auf Benachrichtigungen angewiesen oder können wir uns nicht Zeiten fest einplanen, um etwa in den E-Mail-Posteingang zu schauen? Viele Ablenkungen lassen sich eliminieren, indem Sie die Benachrichtigungen richtig verwalten.
4. Priorisieren lernen
Was hat Priorität? Ist es gerade das Projekt, an dem Sie arbeiten, oder die WhatsApp des besten Freundes? Ist der Newsletter im Postfach gerade wirklich so wichtig, um das Tagesgeschäft zu unterbrechen und in die Lektüre einzusteigen? Wir verwechseln häufig Geschwindigkeit mit Wichtigkeit und haben den Eindruck, dass wir sofort alles stehen und liegen lassen müssen, sobald eine Benachrichtigung bei uns eintrudelt. Vor allem bei Messengern entsteht dieser Druck. Und klar: Wir beantworten gerne Nachrichten, E-Mails und Anrufe sofort: Das vermittelt das Gefühl, schon etwas erledigt zu haben. Dabei bleiben die wirklich wichtigen Dinge aber gerne liegen. Überlegen Sie sich deshalb immer: Wie dringend ist das Anliegen gerade wirklich?
5. Verzögerte Reaktion auf Nachrichten
Damit sind wir direkt beim nächsten Punkt angekommen. Legen Sie für sich selbst Zeitfenster fest, in denen Sie Ihren Posteingang und Ihre Messengertools checken. Zwei- bis dreimal täglich Mails abzurufen und dann verzögert zu beantworten, ist durchaus ausreichend und hilft Ihrem Zeitmanagement auf die Sprünge. Bei internen Firmenchats können Sie das ähnlich handhaben: Sie müssen nicht unmittelbar antworten, sobald jemand schreibt. Blocken Sie sich dafür ein paar Minuten jede Stunde – es sei denn, Sie stecken gerade in einem dringenden Projekt, wo es auf jede Minute ankommt.
6. Verwenden des Bitte-nicht-stören-Modus’
Um zu verhindern, dass permanent Nachrichten auf allen Kanälen bei Ihnen eintrudeln: Aktivieren Sie den “Bitte-nicht-stören-Modus”. Viele Produktivitäts- und Messengertools verfügen über diesen Modus. Der bringt nicht nur den Vorteil mit sich, dass Sie bei Aktivierung keine Benachrichtigung erhalten. Er zeigt anderen zugleich auch, dass Sie gerade nicht gestört werden wollen. So können Sie für sich selbst Fokuszeiten einrichten, in denen Sie nahezu pausenlos durcharbeiten können. Nicht-dringende Anliegen werden Kollegen und Kolleginnen nämlich aufschieben, bis Sie wieder erreichbar sind.
7. Wechseln der räumlichen Umgebung
Manchmal liegt der fehlende Fokus nicht an den Ablenkungen an sich. Es gibt Tage, an denen es uns einfach schwerfällt, uns zu konzentrieren. Wir versuchen es, kommen nicht weiter – und dann ist der Griff zum Handy oder der Weg ins World Wide Web nah. Um keinen Arbeitstag zu vergeuden, kann es an solchen Tagen sinnvoll sein, die räumliche Umgebung zu verändern. Will unser Gehirn nicht so wie wir selbst, kann ein Raumwechsel manchmal helfen, das Gehirn zu entspannen und den Fokus zurückzugewinnen. Klappt es also gerade am Schreibtisch nicht, verlegen Sie Ihren Arbeitsplatz in einen freien Meetingraum. Das kann Wunder bewirken.
8. Für Ordnung sorgen
Chaos und Unordnung können uns ebenfalls ablenken. Und wer glaubt “Was hat das mit digitalen Ablenkungen zu tun?”, der hat den ein oder anderen Desktop noch nicht gesehen. Auf dem Rechner gilt dasselbe wie in der analogen Welt: Schaffen Sie Ordnung! Arbeiten Sie in Ihrem Posteingang mit Ordnerstrukturen. Nutzen Sie den Desktop nicht als Ablage für alles. Entrümpeln Sie, was Sie nicht mehr benötigen. Räumen Sie Ihren PC auf, wie Sie auch Ihren Schreibtisch aufräumen würden. Je mehr Struktur und Ordnung Sie umgibt, desto weniger neigen Sie dazu, sich vom Durcheinander ablenken zu lassen.
Analoge Ablenkungen nicht vergessen
Fühlen Sie sich nun gut gerüstet, um produktiver und effizienter des Arbeitsalltag zu bewerkstelligen? Sehr gut! Aber vergessen Sie nicht, dass auch analoge Ablenkungen auf uns warten können. Diese reichen von privaten Gesprächen am Arbeitsplatz über Telefonate bis hin zu technischen Problemen oder der klassischen Raucherpause. Versuchen Sie, die Tipps oben auch bei analogen Versuchungen umzusetzen. So holen Sie möglichst viel aus dem Arbeitstag raus und fallen am Ende nicht dem Stress zum Opfer, weil Sie Ihr Aufgabenpensum nicht erledigt bekommen.
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