10 Tipps, mit denen Sie Ihre To-Do-Liste gewuppt kriegen
40-Stunden-Woche. Jeder Angestellte hat gleich viel Zeit zur Verfügung, um seine Aufgaben zu erledigen. Es liegt bei jedem selbst, was er draus macht. Da gibt es die Kollegen, die innerhalb eines Tages einen Berg von Aufgaben bereits bewältigt haben. Und da gibt es diejenigen, die am Ende der Woche jammern, noch so viel auf dem Schreibtisch zu haben. Der Schlüssel zum Erfolg ist die richtige Zeiteinteilung. Wer seine Arbeitszeit richtig managt, bekommt seine Aufgaben leichter gewuppt. Wir verraten Ihnen 10 Tipps, mit denen das gut gelingt.
1. Weg mit den schlechten Angewohnheiten
Für eine bessere Zeiteinteilung hilft es oft schon, schlechte Angewohnheiten einfach auszublenden. Was lenkt Sie von der Arbeit ab? Ist es das Radiohören? Das Smartphone auf dem Schreibtisch? Räumen Sie sich feste Zeiten am Tag ein, an denen diese Zeitfresser Funkstille haben und es keine Ablenkungsmanöver gibt.
2. Planlos war gestern
Wer morgens an den Arbeitsplatz kommt und sich erst überlegen muss, welche Aufgaben heute anstehen, verliert dadurch bereits wertvolle Zeit. Planung schafft Abhilfe. Planen Sie am Abend vorher Ihre Arbeitsaufgaben durch. Legen Sie eine To-Do-Liste an und vergessen Sie nicht, auch Puffer einzuplanen. Wer darin schon geübter ist, kann auch gleich einen Wochenplan erstellen.
3. Was ist am wichtigsten?
Setzen Sie Prioritäten, wenn Sie Ihren Aufgabenplan erstellen. Welche Aufgaben sind die wichtigsten? Die sollten nicht nur als Erstes angegangen werden, ihnen sollte auch mehr Zeit eingeräumt werden. Es gibt die 40:30:20:10-Regel: Nach dieser sollte man 40 % der Arbeitszeit der Aufgabe mit der höchsten Priorität widmen, 30 % stehen der zweitwichtigsten Aufgabe zu, 20 % der Zeit bekommt die Aufgabe mit der Prio 3. Und die restlichen 10 % werden auf die übrigen Aufgaben verteilt.
4. Alles Routine? Ja!
Routine klingt nach Langeweile? Nein, nach guter Zeiteinteilung. Feste Abläufe sorgen für einen strukturierten Arbeitsalltag. Deshalb lohnt es sich, feste Zeiten für Arbeiten festzulegen, die regelmäßig anfallen. E-Mail-Eingang aufräumen zum Beispiel oder Post holen, Akten ablegen etc. Die Mittagspause sollte ebenfalls immer zur gleichen Zeit stattfinden.
5. Druck durch Deadline
Für ein besseres Zeitmanagement helfen Grenzen. Setzen Sie sich für jede Aufgabe eine Deadline. Wie lange wollen Sie an diesem Tag daran arbeiten? Versuchen Sie, die Deadline einzuhalten. Überlegen Sie sich auch spätestens am Morgen, wann Sie Feierabend machen wollen. Wer sich Grenzen setzt, setzt sich selbst unter Druck – und unter dem arbeitet man meist effizienter.
6. Aufgaben abgeben
Wenn man alles selbst erledigen will, kann das mit der Zeiteinteilung nur in die Hose gehen. Das Zauberwort lautet: delegieren. Überlegen Sie sich, welche Aufgaben ein Kollege besser und vielleicht sogar schneller lösen kann. Nutzen Sie Kompetenzen sinnvoll – sowohl Ihre eigenen als auch die der anderen.
7. Multitasking ade
Multitasking – jeder ist stolz darauf, wenn er es beherrscht. Aber effektiv ist es nicht immer. An drei Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten, bringt Sie in keiner so richtig voran. Konzentrieren Sie sich lieber auf eine Sache und bringen Sie diese zu Ende, ehe Sie mit der nächsten beginnen.
8. Wie wäre es mit Häppchen?
Es gibt Aufgaben und Projekte, die zu groß sind, um sie auf einmal zu stemmen. Da ist einfach kein Licht am Ende des Tunnels zu sehen. Deshalb lohnt es sich, große Aufgabenpakete in Häppchen aufzuteilen. Das fördert die Motivation mehr als wenn man das große Ganze betrachtet.
9. Der frühe Vogel…
Morgens ist unsere Konzentration am höchsten. Deshalb sollten die wichtigsten Aufgaben, die Ihre volle Konzentration fordern, am besten gleich am Morgen erledigt werden. Und das hat noch einen weiteren Vorteil: Sie schieben Wichtiges nicht unnötig vor sich her und vermeiden dadurch Stress.
10. Kennen Sie die 30-Sekunden-Regel?
Sie ist ganz einfach: Erledigen Sie alles, was sich innerhalb von 30 Sekunden erledigen lässt, sofort. Vorteil: Sie haben diese kleinen Aufgaben aus dem Kopf und können sich ungestört den wirklich wichtigen Dingen zuwenden.
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