Mit kleinen Schritten zum Change
Lifehacks, die das Leben leichter machen – vermutlich haben Sie auch schon mal davon gehört. Auf YouTube sind sie beliebt. So lernen Hobbyhandwerker binnen Minuten, wie sich ein Loch in Fliesen bohren lässt, ohne dass dabei die Fliese springt. Hobbyköche erhalten eine schnelle Hilfe, wie sich Zwiebeln schälen lassen, ohne dabei Rotz und Wasser zu heulen. Es gibt Bastelhacks, Beautyhacks, Autohacks – und ja, es gibt auch Hacks für das Arbeitsleben: sogenannte Workhacks. Ihr Ziel: die Mitarbeiterzufriedenheit und Teamarbeit stärken, die Effizienz und das Zeitmanagement verbessern.
Und wie soll das gehen?
Zunächst einmal: Workhacks krempeln nicht gleich den ganzen Arbeitsalltag um. Es sind kleine Veränderungen, die mit wenig Aufwand und innerhalb kürzester Zeit umgesetzt werden können. Sie lassen sich gut in die Gegebenheiten integrieren. Die Initiative dazu muss nicht einmal vom Chef kommen. Gerade weil Workhacks so ressourcensparend sind, kann jeder sein Team dazu anregen.
Wichtig ist: Das Team muss dazu bereit sein. Es bringt nichts, gegen Widerstände zu arbeiten. Denn Workhacks leben von der Gemeinschaftlichkeit. In anonymen Abstimmungen können die Mitarbeiter entscheiden, ob sie künftig mit Workhacks arbeiten wollen. Stimmt eine große Mehrheit dafür, kann in einem nächsten Schritt über die Auswahl des Hacks entschieden werden.
Das Ziel der Maßnahme sollte von Anfang an transparent sein. Es kann etwa lauten: “Wir wollen in Zukunft Meetings effizienter und kürzer gestalten”. Oder: “Wir wollen uns nicht mehr in Projekten so verzetteln, weil wir zu viele parallel am Laufen haben”. Für nahezu jedes Problem gibt es den passenden Workhack. Die Handlungsanleitung muss so konkret wie möglich formuliert sein, so dass sie leicht in kleinen Schritten umzusetzen ist.
Geben Sie der Sache etwas Zeit
Ein Workhack ist keine Musterlösung. Es handelt sich um ein Experiment. Ein Experiment kann gelingen, aber auch scheitern. Es muss vielleicht noch ein wenig angepasst oder verändert werden. Es kann aber auch abgebrochen werden. Denn nicht jeder Hack passt zu jedem Team. Aber ein wenige Gewöhnungszeit muss schon sein. Verhaltensänderungen treten schließlich nicht von heute auf morgen ein. Eine regelmäßige Evaluierung bietet sich an. Warum keine Feedback-Box am Arbeitsplatz aufstellen, in die jeder sein Lob, seine Kritik und Verbesserungsvorschläge einwerfen kann? Ausprobieren, analysieren und verbessern ist die Devise.
Eine kleine Auswahl an Workhacks:
- Fokuszeit:
Darunter versteht man einen Zeitraum am Tag, in dem niemand gestört wird, weder durch Telefonate, noch durch Nachfragen, Meetings oder Small-Talk. Jeder im Team kann den Zeitpunkt und Umfang selbst festlegen. In der Zeit herrscht Ruhe, um konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen. Hintergrund: Wissenschaftler haben herausgefunden, dass es 18 Minuten dauert, um sich in eine Aufgabe zu vertiefen. Wird man unterbrochen, dauert es wieder 18 Minuten, um sich hineinzufinden. Das ist eine Verschwendung von Zeit und Energie. - Prio-Board:
Auf dem Board dürften drei Aufgaben-Prioritäten für das Team stehen. Alle anderen verschwinden erst mal von der Prio-Liste. Erst wenn eine Priorität abgearbeitet wurde, kann auf die nächste in der Reserve-Kiste zurückgegriffen werden. Dieser Hack soll dabei helfen, den Fokus auf die wichtigsten Projekte zu legen, so dass nicht zeitgleich an zu vielen Baustellen gearbeitet und sich unnötig verzettelt wird. - Timeboxing:
Meetings müssen sich nicht unnötig in die Länge ziehen. Mit dem Workhack Timeboxing sollen Besprechungen effizienter gestaltet werden: Dabei wird für jeden Agendapunkt eine Redezeit pro Person vorgesehen. Das bewirkt, dass die Redner mehr Disziplin an den Tag legen, sich auf das Meeting vorbereiten, aufs Wesentliche konzentrieren und die Besprechung so strukturierter verläuft. - Lunch-Roulette:
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Was spricht aber dagegen, anstatt mit den Kollegen aus der Abteilung mal mit fremden Kollegen Mittag zu essen? Dafür ist Lunch-Roulette da. Es gibt sogar eine eigene App dafür. Ziel des Hacks ist es, neue Leute kennenzulernen, verschiedene Unternehmenszweige zu vernetzen, mal Einblicke in andere Bereiche der Firma zu erhalten und vielleicht sogar neue Ideen zu schaffen: durch neue Sichtweisen von außen.
