Teamkonflikte per Mausklick lösen: Geht das?!
Beim virtuellen Team-Meeting mal eine zynische Äußerung, im Videocall mal eine abfällige Bemerkung, im internen Chat-Channel jemand, der seinem Ärger Luft macht: Beim Arbeiten im Home-Office bleiben Konflikte nicht aus. Denn Reibungen innerhalb der Belegschaft sind normal. Schließlich treffen unterschiedliche Charaktere und Meinungen aufeinander, was einerseits zu erfolgreichen Entwicklungen führt, andererseits aber auch Konflikte birgt. Die lassen sich nicht vermeiden, selbst wenn alle von zu Hause aus arbeiten. Vorteil hierbei ist jedoch: Die räumliche Distanz sorgt für eine emotionale Distanz, so dass Konflikte nicht so leicht aufkommen. Der Nachteil: Treten bei remote arbeitenden Teams Konflikte auf, bleiben sie leichter unbemerkt. Wie kann nun ein New Conflict Management aussehen, wenn die Belegschaft überwiegend im Home-Office arbeitet? Ist ein Konfliktmanagement per Mausklick möglich?
Beim New Conflict Management sind die Fachkräfte gleichermaßen gefordert, wie die Führungskräfte. Letztere sollten ihr im Home-Office arbeitendes Team genau beobachten um frühzeitig Konflikte zu entschärfen. Fachkräfte dagegen sollten den Mut haben, Probleme direkt an denjenigen zu adressieren, mit dem sie entstehen, und zugleich interessiert an einer Konfliktlösung sein. Denn eins ist klar: Wenn es bei der Arbeit kriselt, leiden Produktivität und Performance.
Probleme offen ansprechen
Im Job treten in der Regel zwei Arten von Konflikten auf: fachliche, die die Zusammenarbeit betreffen, und persönliche, weil sich etwa jemand nicht gehört fühlt, übergangen wird oder die Worte eines Kollegen als persönliche Beleidigung empfindet. Ehe aus Missverständnissen große Konflikte werden, lohnt es sich, in den persönlichen Austausch zu gehen. Im Büro macht man das gerne mal nebenher in ungezwungener Atmosphäre in der Kaffeeküche, im Home-Office sollte man das Gespräch per Videocall suchen, damit die Gesprächspartner die Mimik und Gestik des anderen lesen können. Dass die Parteien nicht denselben Raum teilen, kann es sogar erleichtern, offen über Probleme zu sprechen.
Keine Bloßstellung vor versammelter Mannschaft
Betrifft der Konflikt nicht das ganze Team, sondern nur zwei, drei Mitarbeiter, sollte die Lösung des Problems nur in dieser kleinen Runde angegangen werden. Wer dagegen das virtuelle Team-Meeting als Plattform für eine An- und Aussprache nutzt, stellt den anderen bewusst oder unbewusst vor versammelter Mannschaft bloß. Das schürt weiteres Konfliktpotential und verschärft die Situation.
Verständnis und Lösungsbereitschaft aufbringen
Um Probleme aus der Welt zu schaffen, ist es nicht nur wichtig, diese anzusprechen, sondern auch gewillt zu sein, an deren Lösung zu arbeiten. Das setzt Kompromissbereitschaft voraus: Alle Involvierten müssen bereit sein, von ihrem Standpunkt abzulassen und sich irgendwo in der Mitte zu treffen. An einem Problem zu arbeiten, bedeutet unter anderem, sich in den anderen hineinzuversetzen und Einblicke in seine Perspektive zu gewinnen. Das kann durch eine transparente Kommunikation geschehen oder durch Rollenspiele in einem Videocall. Wenn hier die jeweils Beteiligten einmal in die Rolle der anderen Partei schlüpfen, fällt es ihnen leichter, die Ursache des Problems zu entdecken und das eigene Verhalten zu reflektieren.
Das richtige Timing abwarten
Nichts wird so heiß gegessen, wie es gekocht wird. Deswegen lohnt es sich bei Konflikten, etwas Zeit nach deren Auftreten verstreichen zu lassen. Taucht ein Konflikt unmittelbar in einem Meeting auf, sollte versucht werden, dieses auf einer sachlichen Ebene zu Ende zu bringen. Das Problem und dessen Lösung sollten auf ein anderes Online-Meeting verschoben werden. Dann sind die Emotionen nicht mehr am Überkochen, man hat eine Nacht drüber geschlafen und die Welt sieht unter Umständen schon wieder ganz anders aus.
Das richtige Medium wählen
Der Königsweg ist immer, ein Problem von Angesicht zu Angesicht zu klären. Arbeiten alle Mitarbeiter von irgendwo anders, ist das schwieriger. Die Hemmschwelle, die digitale Alternative, also einen Videocall zur Klärung des Konflikts, einzuberufen, ist oft groß. Der Videocall sollte immer mit einbezogen werden. Wenn es aber leichter fällt, das Problem und den eigenen Standpunkt erst einmal schriftlich festzuhalten, kann man den anderen zunächst per E-Mail damit konfrontieren. Aber nicht vergessen, zugleich auch um ein klärendes Gespräch zu bitten. Dieser Weg bietet den Vorteil, dass der andere im Videocall nicht unvorbereitet mit dem Problem konfrontiert wird, sondern sich vorab schon damit auseinandersetzen kann.
Die Rolle der Führungskraft
Die meisten Konflikte bekommt der Chef gar nicht mit. In den meisten Konflikten ist die Führungskraft nicht involviert. Deshalb sollte der Vorgesetzte nur dann miteinbezogen werden, wenn es gar nicht anders geht. Erwachsene Menschen sollten in der Lage sein, ein Problem alleine aus der Welt zu räumen, ohne dass jemand von der nächsten Hierarchiestufe sagt, was zu tun und was zu lassen ist. Im schlimmsten Fall ist der Vorgesetzte nicht unvoreingenommen, hört nicht richtig zu und ergreift Partei für eine Seite. Das macht das Problem nur schlimmer. Deshalb sollte der digitale Gang zum Chef nur dann erfolgen, wenn man selbst schon alles versucht hat, um den Konflikt zu lösen, aber daran gescheitert ist. Dann kann die Führungskraft unter Umständen als Moderator und Streitschlichter fungieren oder einen externen Coach hinzuziehen, der diese Rolle übernimmt.
Was Führungskräfte tun können
Führen auf Distanz ist eine Sache. Konflikte auf Distanz erkennen und zu lösen, eine andere. Aufgabe der Führungskräfte ist es, Konfliktpotential frühzeitig zu erkennen und präventiv gegen aufkeimende Konflikte vorzugehen. Wie kann das bei remote arbeitenden Teams funktionieren?
1. Das Team regelmäßig sehen
Um einen Hauch von der Stimmung im Team zu bemerken, ist es wichtig, dass der Vorgesetzte regelmäßige Team-Meetings einberuft. So sollte er ein- bis zweimal die Woche einen Videocall durchführen, in dem jedes Team-Mitglied kurz von den aktuellen Aufgaben und damit einhergehenden Herausforderungen berichtet, Einblicke in Projekte gewährt werden, aber auch ein bisschen Smalltalk betrieben wird. Nur so lässt sich herausfinden, ob es gerade irgendwo hakt. Und dann?
2. Beobachten
Wie verhalten sich die Mitarbeiter untereinander in Meetings? Wie kommunizieren sie miteinander? Findet überhaupt ein Austausch statt? Verstummt ein Kollege, der früher in Meetings gerne im Mittelpunkt stand? Werden Chefs immer häufiger in BCC gesetzt, wenn Kollegen untereinander Mails verschicken? Meldet sich eine Mitarbeiterin häufig krank? Werden von einem Team-Mitglied keine Deadlines mehr eingehalten? All das können Indizien sein, dass etwas im Team nicht stimmt.
3. Gespräche suchen
Fällt der Führungskraft irgendetwas auf, was auf einen Konflikt im Team hindeutet, liegt es bei ihr, den Mitarbeiter darauf anzusprechen. Im Idealfall zunächst mal in einem Einzelgespräch, das telefonisch, aber auch per Videocall geführt werden kann. Zum Beispiel: “Herr Meier, Sie sind momentan in Meetings so still, dabei hatten Sie doch sonst immer gute Ideen. Stimmt etwas nicht?” oder “Frau Krause, Sie arbeiten sonst so sorgfältig und zuverlässig. Warum hinken Sie im Projekt mit Frau Müller mit Ihrer Arbeit so hinterher?”
4. Alle Seiten anhören
Hat die Führungskraft im Gespräch festgestellt, dass es persönliche oder fachliche Differenzen zwischen den Kollegen gibt, muss sie sich nun die andere Seite anhören. Nur so kann sich der Vorgesetzt eine vollständiges Bild machen und versuchen, die Lage so objektiv wie möglich zu beurteilen. Er agiert bei Konflikten als Moderator und Streitschlichter und hat dafür Sorge zu tragen, dass diese nicht eskalieren.
5. Streitkultur etablieren
Unternehmen und Führungskräfte sollten transparent machen, dass Konflikte auftreten können, ohne dass diese gleich mit Sanktionen einhergehen. Sie sollten sich für eine Streitkultur stark machen. Dazu gehört etwa, Regeln für den Umgang mit Konflikten festzusetzen und zu kommunizieren. Oder Vorgehensweisen festzulegen, um im Vorfeld das Konfliktpotential zu entschärfen. Das kann etwa eine Vorgabe sein, wie im Home-Office transparent kommuniziert wird, in welcher Kernzeit alle Team-Mitglieder am heimischen Arbeitsplatz anzutreffen sein müssen oder auch, dass Pünktlichkeit für Online-Meetings ebenfalls gilt. Mit solchen Regeln wird Diskussionen schon Wind aus den Segeln genommen, ehe sie überhaupt auftreten können.
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