4 Tipps für die Einführung von Fokustagen ohne Termine
Die Webcam bleibt aus, der Meetingraum leer. In manchen Unternehmen an Werktagen undenkbar. Bei den IT-Unternehmen SAP, Facebook und Asana ist das jedoch Realität. Mehr Produktivität erhoffen sich die Softwarekonzerne durch diese meetingfreien Tage. Denn jede:r weiß, wie stressig und nervenzehrend es sein kann, von einem Termin in den nächsten zu huschen. Am Stück mehrere Stunden konzentriert zu arbeiten, im Projekt voranzukommen, geschweige denn die nächsten Tage und Wochen vorzuplanen, ist bei den vielen Meetings im Arbeitsalltag zur Herausforderung geworden.
Wer nicht ständig durch Termine aus den Arbeits- und Gedankenprozessen herausgerissen werden will, sollte einen Versuch starten und für einige Zeit einen meetingfreien Tag in der Woche einlegen. Wie fällt die Bilanz nach der Zeit aus? Waren Sie produktiver? Dann knüpfen Sie doch einfach daran an. Wir zeigen Ihnen, wie sich ein meetingfreier Tag im Arbeitsalltag realisieren lässt.
1. Verbindlichkeit
In der einen Woche spontan mal den Montag meetingfrei halten, dann mal den Dienstag und in der nächsten Woche den Donnerstag? So wird das nichts. Richten Sie Ihre terminfreien Tage nicht nach Ihrem Kalender, sondern Ihren Terminkalender nach Ihren meetingfreien Tagen. Blocken Sie sich wiederkehrend einen festen meetingfreien Tag im Kalender, so dass niemand anderes in Ihrem Unternehmen Ihnen an diesem Tag einen Termin reinlegen kann. Indem Sie einen festen Tag wählen, macht es zugleich die Planung für andere leichter.
2. Kommunikation
Manch einer mag es vielleicht als eigennützig empfinden, wenn Sie an bestimmten Tagen nicht für Termine bereitstehen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich mit Ihrem/Ihrer Chef:in und Ihren Kolleginnen und Kollegen austauschen, weshalb dieser Tag so wichtig ist, und welchen Unterschied er in Bezug auf Ihre Produktivität macht. Auch sollten Sie klären, was an Ihrem “Focus Day” möglich ist. Stehen Sie nur für Termine nicht bereit, oder ist auch Ihre E-Mail- und Telefonerreichbarkeit davon betroffen, weil Telefon und E-Mails ebenfalls stark ablenken können? Erklären Sie den Ablauf und die Hintergründe, dann können Sie auch mit Verständnis rechnen.
3. Prioritäten setzen
Ein meetingfreier Tag pro Woche mag Ihnen als Luxus erscheinen. Sie können sich jedoch kaum vorstellen, wie schnell dieser vorbei geht. Deshalb sollten Sie an diesem Tag die Aufgaben angehen, bei denen Ihre volle Konzentration gefordert ist. Wählen Sie die Aufgaben, die Sie viel Hirnschmalz und Energie kosten. Stellen Sie die Aufgaben zurück, die Sie selbst mit Meeting-Unterbrechungen gelöst bekommen. Das hat Zeit bis zum nächsten Tag.
4. Routineaufgaben ignorieren
Meetingfreier Tag. Sie fahren den Rechner hoch und schon kommen Ihnen zig Routineaufgaben in den Sinn, die Sie mal eben kurz angehen könnten. Mails checken, zum Beispiel. Nutzen Sie den meetingfreien Tag in vollen Zügen, um die wirklich wichtigen Aufgaben (siehe Punkt Nr. 3) anzugehen. Stecken Sie die Energie zunächst in die Dinge, auf die es jetzt dringend ankommt. Der Projektabschluss, die Auftragsvergabe, der Mega-Deal… was auch immer. Wenn Sie gut vorankommen, bleibt am Ende des terminfreien Arbeitstages vielleicht noch etwas Zeit für Routineaufgaben.
Es mag einem zunächst etwas komisch vorkommen, einen ganzen Tag lang nicht von Termin zu Termin zu hechten und nicht ständig von seinen Aufgaben abgelenkt zu werden. Für die Selbstorganisation und das Zeitmanagement sind meetingfreie Tage jedoch ein Segen. Sie geben Ihnen nicht nur die Möglichkeit, fokussiert an einer Sachen zu arbeiten, sondern auch den Rahmen, um zu brainstormen, vorzuplanen und nachzubereiten. Bei weniger Stress und mehr Konzentration gehen einem die Dinge leichter von der Hand, die Kreativität wird gefördert und die gesteigerte Produktivität trägt zu mehr Zufriedenheit bei.
Stecken Sie damit am besten Kollegen und Kolleginnen an und laden Sie sie dazu ein, es Ihnen gleich zu tun. Wenn sich ein meetingfreier Tag in der ganzen Abteilung oder sogar im ganzen Konzern etablieren lässt und Teil der Firmenkultur wird, ernten Sie neben Verständnis vor allem Ergebnisse, die ganz deutlich für diese Arbeitsweise sprechen.
