Auf ein gutes Exit-Management kommt es an
Kommt ein neuer Mitarbeiter an Bord, gibt es in den meisten Unternehmen einen genauen Onboarding-Fahrplan von HR oder abteilungsintern, um den neuen Kollegen in seinen ersten Tagen möglichst gut zu begleiten. Was ist aber, wenn ein Mitarbeiter von Bord geht? Gibt es dann auch einen festgelegten Austrittsplan? In den meisten Firmen spielt das Offboarding eine Nebenrolle. In diesem Beitrag wollen wir darauf eingehen, warum man einem professionellem Offboarding mehr Aufmerksamkeit schenken sollte und wie das in der Praxis aussehen kann.
Fakt ist: Scheidet ein Mitarbeiter nicht aus Altersgründen aus einem Unternehmen aus, kommt die Kündigung meistens für eine der beteiligten Seiten überraschend. Ein Unternehmen lässt einen geschätzten, guten Mitarbeiter nur ungern weiterziehen. Ein Mitarbeiter, der jahrelang gute Arbeit verrichtet hat, wird stark an einer betriebsbedingten Kündigung zehren. Eine Seite ist also mit der Ausscheidung meist nicht zufrieden, was Konfliktpotential birgt. Hier liegt vermutlich die Ursache darin, dass Offboarding bisweilen eher stiefmütterlich behandelt wird. Dabei wird ein gutes Exit-Management unterschätzt: Denn gerade dieses kann dazu beitragen, dass man sich sauber voneinander trennt, ohne im Nachgang noch mit Rechtsstreitigkeiten oder schlechten Bewertungen auf Arbeitgeberportalen rechnen zu müssen.
Know-how im Unternehmen sichern
Wenn ein Mitarbeiter – egal aus welchen Gründen – ein Unternehmen verlässt, hinterlässt er zwei Lücken: eine menschliche und eine fachliche. Unternehmen mit Lernkulturen stellen sicher, dass das Know-how des Kollegen mit seinem Weggang nicht ganz aus der Firma schwindet. Viele versuchen die Stelle auch zeitnah neu zu besetzen, damit der scheidende Kollege sich noch um die Einarbeitung des Nachfolgers kümmern kann. Die menschliche Lücke dagegen lässt sich nicht so einfach schließen: Viele Mitarbeiter pflegen untereinander eine gute Beziehung, die über das rein Geschäftliche hinausgeht. Wird dem Mitarbeiter an seinen letzten Arbeitstagen wenig Wertschätzung entgegengebracht, hinterlässt das auch bei den bleibenden Kollegen ein komisches Gefühl und kann zum Imageverlust beitragen. Deshalb sollte das Offboarding dazu beitsteuern, einen guten Gesamteindruck beiderseits zu hinterlassen.
Ein gutes Exit-Management besteht aus zwei Komponenten:
- die technische
- die sozio-emotionale
Das technische Offboarding
Zum technischen Offboarding gehören etwa die Rückgabe von Schlüsseln, Zeiterfassungschips, Mitarbeiterausweisen und die Deaktivierung der Mitarbeiter-Zugangsdaten von Benutzerkonten, um späteren Datenmissbrauch zu vermeiden.
Das sozio-emotionale Offboarding
Für das sozio-emotionale Offboarding kann diese Checkliste herangezogen werden:
- bei Kündigung durch den Mitarbeiter: Kündigungsbestätigung ausstellen
- der Abteilung zeitnah den bevorstehenden Ausstieg des Mitarbeiters kommunizieren, ehe die Gerüchteküche brodelt
- Resturlaub und letzten Arbeitstag des Mitarbeiters ermitteln
- alle Unterlagen zusammenstellen: die letzte Gehaltsabrechnung, Steuerbescheinigung, Meldung zur Sozialversicherung, Arbeitszeugnis
- Abschlussgespräch führen: Ausscheidungsgründe in Erfahrung bringen, konstruktives Feedback zur Zusammenarbeit geben
- Übergabe planen und sicherstellen: Dokumentation und Verteilung aller noch offenen Aufgaben
- Neubesetzung vorantreiben und Nachfolger gegebenenfalls vom ausscheidenden Kollegen einarbeiten lassen
- bei Stelle mit direktem Kundenkontakt: Kunden den Ausstieg kommunizieren und Nachfolger und dessen Kontaktdaten übermitteln
- je nach Zugehörigkeitsdauer und Ausscheidungsgrund: kleine Verabschiedungsfeier vorbereiten mit Dankesrede und kleinem Abschiedsgeschenk, für das in der Belegschaft gesammelt wird
- Kontakt weiter pflegen: War die Zusammenarbeit gut, sollte der Kontakt zwischen beiden Seiten aufrecht erhalten werden. Eine kurze Nachricht hin und wieder an den Mitarbeiter, die signalisiert, dass man ihn nicht vergessen hat, trägt zu einem guten Verhältnis bei. Schließlich sieht man sich immer zwei Mal im Leben! Auf jedes Offboarding kann auch wieder ein Onboarding des Kollegen folgen.
