Virtuelle Teams managen im Home-Office
Plötzlich Digital Leader! Die Corona-Pandemie schafft in vielen Unternehmen gerade Strukturen, die es so noch nicht gab: Wo möglich arbeiten Angestellte und Führungskräfte im Home-Office und versuchen von zu Hause aus die Arbeitsabläufe aufrechtzuerhalten. Wie funktioniert aber Führen auf Distanz? Wie gelingt es einem, auf einmal virtuelle Teams zu managen, wenn man damit keine Erfahrung hat? Keine Sorge: Selbst wenn Sie Neuling im Bereich Digital Leadership sind, werden Sie angesichts der aktuellen Lage schnell lernen, wie Sie Ihre Mannschaft von der Ferne am besten leiten und unterstützen können. Mit unseren 8 Tipps bieten wir Ihnen eine erste Hilfestellung.
1. Legen Sie eine Kommunikationsstrategie fest
Wenn viele im Home-Office arbeiten, ist es wichtig, klare Routinen für die tägliche Kommunikation zu haben. Haben Sie als Führungskraft eine Kommunikationsstrategie? Wenn nicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um über ein Konzept nachzudenken. Wie kommunizieren Sie miteinander, wenn Sie nicht im Büro sind? Was können Sie von Ihrem Team erwarten, wenn sich die Mitarbeiter nicht mehr persönlich treffen? Wie sollen Team-Meetings stattfinden? Mit einer Kommunikationsstrategie schaffen Sie für alle im Team Transparenz und Klarheit, wie der Austausch stattfindet.
2. Halten Sie an Standardabläufen fest
Nur weil Sie jetzt an mehreren Orten verstreut sind, müssen Sie nicht gleich alle gängigen Routinen aufgeben. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter trotz Heimarbeit an die gewohnten Routinen halten. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, sich an die regulären Arbeitszeiten zu halten, die gewöhnlichen Pausenzeiten einzuhalten und an Meetings teilzunehmen. Wenn die Arbeit so normal wie möglich ablaufen kann, ist der Produktivitätsverlust am geringsten.
3. Gemeinsame Check-Ins und Check-Outs
Wenn Arbeits- und Privatleben durch die Isolation während der Corona-Pandemie verschwimmen, kann es für manche schwierig sein, morgens mit der Arbeit zu beginnen und abends den Arbeitstag zu beenden. Hier macht es Sinn, ein neues Ritual zu schaffen: ein morgendliches Einchecken und ein abendliches Auschecken. Das gibt dem Arbeitsalltag im Home-Office einen Rahmen: Die Mitarbeiter wissen, wann sie spätestens anzufangen haben, ab wann sie die Kollegen bei Fragen und Aufgaben einbeziehen können, wann sie frühestens Feierabend machen können etc. Check-in und Check-out bieten sich auch an, um Fragen zu stellen, Feedback zu geben oder um Hilfe zu bitten.
4. Engere Abstimmungen in Teams und individuell
Um die Arbeit so reibungslos wie möglich zu gestalten, ist es bei der Arbeit in virtuellen Teams wichtig, enge Abstimmungen durchzuführen. Legen Sie dazu kurze Meetings fest, mal mit dem ganzen Team, mal nur mit denen, die in einem Arbeitsprozess beteiligt sind. Äußern Sie darin Ihre Erwartungen und Ziele und stellen Sie sicher, dass weitgehend alle Fragen geklärt sind. Versuchen Sie als Führungskraft allerdings, nicht bis ins letzte Detail zu gehen, sondern Ihren Mitarbeitern Handlungsspielraum zu lassen. Ansonsten haben Ihre Angestellten leicht den Eindruck, bevormundet und überwacht zu werden – und das wirkt sich negativ auf die Produktivität aus.
5. Legen Sie eine Besprechungsstruktur fest!
Besprechungen, die auf Distanz stattfinden, brauchen eine andere Meeting-Struktur als Präsenz-Meetings.Obwohl Telearbeit und Videokonferenzen in vielen Branchen und Unternehmen immer mehr im Kommen sind, ist es nicht für jeden gängig und einfach, vor einem Bildschirm zu sprechen. Allerdings sind gerade in der jetzigen Zeit solche Meetings für die Zusammenarbeit und den Teamgedanken wichtig. Investieren Sie also etwas Zeit in die Suche nach einer passenden Meeting-Struktur. In einer Videokonferenz mit mehreren Personen verläuft der Dialog nicht auf die gleiche Weise wie bei einer Besprechung, in der alle physisch anwesend sind. Eine gute Idee ist es, jeden zu Wort kommen und vor allem jeden ausreden zu lassen.
6. Stellen Sie den Zugriff auf die richtigen Technologien sicher
Die meisten großen Unternehmen sind inzwischen so weit gerüstet, dass zumindest die Büroangestellten im Home-Office arbeiten können. Mit Tools wie Slack für interne Chats und Videoanrufe sowie Google Hangouts oder Zoom für Videokonferenzen und Besprechungen ist es einfacher denn je, von verschiedenen Orten aus zu arbeiten. Um jedoch mit diesen Tools effektiv arbeiten zu können, müssen Sie sicherstellen, dass jeder Zugriff und die nötige Software auf dem Laptop hat – und dass es Anleitungen zu deren Einsatz gibt. Seien Sie darauf vorbereitet, dass technische Probleme auftreten können – und Sie und Ihre IT-Abteilung einen Plan haben, um diese schnell und effektiv zu lösen.
7. Fördern Sie den sozialen Austausch mit Kollegen
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter fragen, was Ihnen im Home-Office am meisten fehlt, werden Sie vor allem eine Antwort hören: den Austausch mit Kollegen. Das ist der größte Nachteil bei Heimarbeit: Man kann nicht mal einfach in der Teeküche mit den Kollegen plaudern oder sich beim gemeinsamen Mittagessen austauschen. Um die Motivation und den Austausch aufrecht zu erhalten, bieten Sie Ihrem Team auch Meetings zum sozialen Austausch an. Machen Sie mit dem Team mal eine digitale Kaffeepause oder ein digitales Teamfrühstück. Sich als Gemeinschaft zu fühlen, ist wichtig, um die Teamkultur weiterhin aufrechtzuerhalten.
8. Erleichterung für Mitarbeiter im Home-Office
Als Arbeitgeber sind Sie für das Arbeitsumfeld Ihrer Mitarbeiter verantwortlich. Das gilt auch dann, wenn diese von zu Hause aus arbeiten. Eine besondere Situation erfordert besondere Hilfe: Rüsten Sie Ihre Mitarbeiter mit dem aus, was Sie zum Arbeiten zu Hause benötigen. Derzeit sind zwar in vielen Unternehmen Budgetkürzungen Realität. Um die Produktivität aufrecht zu erhalten, sind jedoch einige Geräte und Softwares erforderlich. Sparen Sie nicht am falschen Ende.
