6 Tipps für mehr Erfolg im Projektteam
Der Projektplan steht, das Projektteam ist zusammengestellt und die Ziele sind definiert. Jetzt steht einer erfolgreichen Projektarbeit nichts mehr im Wege, oder? Manchmal merkt man innerhalb kürzester Zeit: Trotz bester Planung und den kompetentesten Leuten im Team hakt es irgendwo. Die Zusammenarbeit läuft nicht rund. Deshalb wollen wir in diesem Beitrag der Frage nachgehen, wie du die Teamleistung in Projekten verbessern kannst.
Gründe, weshalb es in deinem Projektteam noch nicht so läuft wie es soll, können ganz unterschiedlich sein. Vielleicht haben die Projektbeteiligte einfach unterschiedliche Arbeitsgewohnheiten, vielleicht unterscheiden sich ihre Kommunikationsformen. Möglicherweise sind Aufgabenverteilungen und Prioritäten nicht geklärt. Oder die Teammitglieder kennen sich untereinander zu wenig. Ganz gleich, welche Gründe die Projektleistung schmälern, es ist wichtig, Lösungen zu finden, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Dazu tragen folgende Punkte bei:
1. Als Beispiel vorangehen
Ein Projektteam kann nur so gut sein, wie seine Führungskraft – also der/die Projektmanager:in. Wenn du mit der Leistung deines Teams nicht zufrieden bist, solltest du auf jeden Fall dich selbst reflektieren und selbstkritisch sein. Führst du das Team richtig? Ist das Arbeitsklima gut? Kommunizierst du transparent? Schätzt du die Leistung der anderen? Behandelst du alle gleich? Wie gehst du mit Fehlern um? Geh als positives Beispiel voran und fördere deine Teammitglieder in ihren Stärken. Unterstütze sie, so gut du kannst, und strahle Zuversicht, Sicherheit und Rückhalt aus.
2. Ziele und Rollenverteilung klar benennen
In Projekten hakt es häufig an den Zuständigkeiten. Übernimmt das jetzt die Kollegin oder fällt das noch in meinen Verantwortlichkeitsbereich? Hier ist es wichtig, dass jedes Teammitglied die Rollenverteilungen im Projekt kennt. Ebenso bedeutend ist es, dass das Projektziel und auch die Teilziele bekannt sind, so dass sich für die eigene Rolle und das eigene Handeln einen Sinn erschließt. Wer sinnstiftend arbeitet, arbeitet in der Regel leistungsfähiger.
3. Feedback einholen
Als Projektmanager:in mag man einen klaren Fahrplan für das Projekt haben. Hier lauert die Gefahr, nicht nach rechts und links zu schauen. Feedback ist daher unglaublich wichtig und sollte permanent eingeholt werden. Zum einen sollten alle Projektbeteiligte ihre Ideen, Zweifel und Anregungen äußern können, um so das Projekt vielleicht noch besser als geplant zu beenden. Zum anderen ist ein Blick von außen unglaublich wertvoll. Externe Stakeholder hinzuzubitten, um zu sehen, ob das Projekt die Kundenerwartungen erfüllt oder an den Kundenwünschen völlig vorbeizielt, trägt dazu bei, das Projektteam auf die richtige Spur zu bringen.
4. Teambildende Maßnahmen
Bei Projektarbeit tritt häufig ein Fall ein: Die Mitarbeiter:innen sind allesamt die Besten in ihrem Bereich, aber haben bisher noch nie oder kaum zusammengearbeitet. Dass da nicht so leicht ein Wir-Gefühl aufkommen mag, ist nachvollziehbar. Doch dieses lässt sich fördern, indem du deinen Projektmitgliedern die Möglichkeit gibst, sich untereinander besser kennenzulernen – auch jenseits von Arbeit und Projekt. Teambildende Maßnahmen stärken den Teamgeist, von dem jede Projektarbeit profitiert.
5. Kleine Ziele feiern und motivieren
Am Anfang eines Projekts mag das Projektziel riesig und vor allem in weiter Ferne sein. Wenn auf dem Weg dorthin dann Hürden auftauchen, kann das ganz schön demotivieren und sich auf die Arbeitsleistung auswirken. Deshalb ist es wichtig, kleine Teilerfolge zu feiern. Das ist ein Zeichen von Wertschätzung, schweißt das Team zusammen und motiviert. Generell ist es Aufgabe der Projektleitung, das Team bei Laune zu halten und anzuspornen.
6. Kollaborative Arbeitsumgebung schaffen
Für gute Teamleistung braucht es die passenden Rahmenbedingungen. Was braucht ein kollaboratives Arbeitsumfeld? Wichtig sind zum einen die passenden Tools und eine grobe Struktur. Zum anderen soll sich jede:r Projektmitarbeiter:in aber auch wohlfühlen. Sie sollten ihre Meinung innerhalb des Projektteams frei äußern können und sich der Unterstützung der anderen sicher sein. Zuständigkeiten und Prioritäten sollten jedem/jeder bekannt sein. Außerdem sollten alle gleichermaßen mit einbezogen werden. Andere so zu akzeptieren, wie sie sind, spielt vor allem in diversen Teams eine große Rolle. Als Projektmanager:in lässt sich mit Wertschätzung und einer Prise Humor ein Arbeitsumfeld schaffen, in dem sich andere wohlfühlen.
7. Meetings effizient gestalten
Meetings zum Austausch von Informationen sind bei Projektarbeit unglaublich wichtig. Sie können jedoch auch unnötig viel Zeit verschlingen und dadurch die Produktivität eindämmen. Deshalb geht es darum, Meetings so effizient wie möglich zu gestalten. Das fängt bereits bei den Teilnehmenden an: Müssen alle Projektbeteiligte dabei sein oder reichen diejenigen, die gerade unmittelbar von dem Thema betroffen sind? Für effiziente Meetings macht es Sinn, das Zeitfenster etwas enger zu wählen als man es gewöhnlich tun würde, und eine Agenda aufzusetzen. Das schafft Struktur, es wird weniger rumgeeiert und am Ende kommt meist mehr dabei rum. Wichtig: Am Schluss des Meetings sollte kurz zusammengefasst werden, was die nächsten Schritte sind und wer welche Aufgaben übernimmt.
8. Konflikte aus der Welt schaffen
Projektarbeit ist ein großer Konfliktherd: Die Zusammenarbeit ist häufiger enger als gewöhnlich. Zudem ändern sich in Projekten regelmäßig die Umstände und Bedingungen. Hinzu kommt, dass die Zeit tickt, Personal und Budget meist knapp sind – kurzum: der Druck sehr hoch ist. Konflikte innerhalb des Projektteams schmälern dessen Leistung. Umso wichtiger ist es, diese Konflikte frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Im passenden Arbeitsumfeld sollte das kein Problem sein.
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