Office-Manager*in (IHK) - Blended Learning

Im Zertifikatslehrgang Office-Manager*in (IHK) erwerben Sie vertiefte Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich des Officemanagements. Der methodische Ansatz ist praxisorientiert und reflexiv, was Ihnen ermöglicht, das Erlernte direkt in Ihrem Arbeitsumfeld anzuwenden. Ein zentraler Bestandteil des Lehrgangs ist das Lernen der Inhalte von- und miteinander: die Teilnehmenden stehen im Mittelpunkt. Durch eine aktive Mitarbeit werden die Inhalte sowohl auf kognitiver als auch auf affektiver Ebene vermittelt.

Modul 1: Grundlagen und Bedeutung eines effizienten Officemanagements
Definition und Ziele des Officemanagements
Rollen und Verantwortlichkeiten
Einfluss auf die Unternehmensstruktur
Vorteile eines effizienten Officemanagements
Best Practices und Standards

Modul 2: Effiziente Chefentlastung - auch für mehrere Vorgesetzte
Ein oder mehrere Vorgesetzte - wo ist der Unterschied?
Priorisierung und Zeitmanagement
Effektive Kommunikationstechniken
Delegation von Aufgaben
Nutzung digitaler Tools zur Chefentlastung
Konfliktmanagement bei widersprüchlichen Anforderungen

Modul 3: Zeit- und Selbstmanagement
Arbeitstypbestimmung
Erstellung und Nutzung von To-Do-Listen
Priorisierungstechniken (z.B. Eisenhower-Matrix, ABC, ALPEN etc.)
Erkennen und Umgang mit Zeitfressern
Techniken zur Steigerung der persönlichen Effizienz
Nutzung von Kalender- und Planungstools
Kollaborationstechniken

Modul 4: Kommunikation
Grundlagen der effektiven Kommunikation
Kommunikationsmodelle und -theorien
Feedback geben und empfangen
Konfliktlösung und Mediation
Nutzung digitaler Kommunikationswerkzeuge
Vorträge halten

Modul 5: Teamentwicklung und Teambuilding
Teamrollen
Phasen der Teamentwicklung
Methoden zur Förderung des Teamzusammenhalts
Resiliente Teams gestalten
Agile Teams fördern
Rolle der Führungskraft im Teambuilding
Workshops und Aktivitäten zur Teamentwicklung
Konfliktmanagement im Team

Modul 6: Ablage und Dokumentenverwaltung
Grundlagen der Dokumentenverwaltung
Digitale vs. analoge Ablage
Rechtliche Anforderungen und Datenschutz
Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
Effiziente Archivierungsstrategien

Modul 7: Prozesssteuerung und Struktur
Analyse und Optimierung von Arbeitsprozessen
Einführung von Standard Operating Procedures (SOPs)
Nutzung von Prozessmanagement-Software
Methoden zur Qualitätssicherung
Kontinuierliche Prozessverbesserung (Kaizen)

Modul 8: Stressmanagement
Ursachen und Symptome von Stress
Techniken zur Stressbewältigung
Work-Life-Balance
Entspannungs- und Achtsamkeitsübungen
Betriebliche Gesundheitsförderung

Modul 9: Changemanagement
Grundlagen des Changemanagements
8-Stufen-Modell nach Kotter
Stakeholder, Projektkoalition und Multiplikatoren
Phasen des Veränderungsprozesses
Kommunikation im Veränderungsprozess
Umgang mit Widerstand und Ängsten
Erfolgsmessung und Nachbereitung von Veränderungen

Seminarziel
Nach Abschluss der Seminare sind die Teilnehmer*innen in der Lage, die gelernten Inhalte anzuwenden, zu analysieren und Lösungsmodelle zu entwickeln. Sie sind sich der Bedeutung eines effizienten Officemanagements hinsichtlich der vermittelten Module bewusst, können diese einschätzen und entsprechend anwenden und analysieren und adaptieren.

Dozentin
Natascha Schwemmle verfügt über 30 Jahre Erfahrung im Officemanagement, gesammelt in Regierungsinstitutionen, Versicherungen, Banken, der freien Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung. Ihre Leidenschaft für ein ganzheitliches Officemanagement kombiniert sie mit Fachkenntnissen in Projektmanagement, Social-Media-Marketing, Psychologie, systemischem Coaching, Teamentwicklung und Changemanagement. In ihren Trainings bringt sie diese Themen allen nahe, die ihre Skills im Officemanagement erweitern und vertiefen wollen.

Hinweise zum Leistungsnachweis und IHK-Zertifikat
Um am lehrgangsinternen Leistungsnachweis teilnehmen zu können, müssen die Teilnehmer eine Anwesenheitsquote beim Lehrgang von mindestens 80% erfüllen. 
Um das abschließende IHK-Zertifikat zu erhalten, bereiten die Teilnehmer als Abschlusstest eine Abschlusspräsentation vor, die sie am letzten Kurstag direkt im Kurs durchführen und der Dozentin und den anderen Teilnehmern präsentieren.
Die Teilnehmer erhalten nach Abschluss des Lehrgangs und bestandenem Abschluss das IHK-Zertifikat „Office-Manager*in“.

Technische Voraussetzungen
PC, Apple Mac oder Tablet (ab 7 Zoll)
mindestens Microsoft Windows 10 oder macOS 11 oder Android 10 oder iOS 11 oder iPadOS 13
Headset (Kopfhörer mit Mikrofon)
Webcam (dringend empfohlen)
Internetzugang mit mind. 2 Mbps im Download und 1 Mbps im Upload