Es muss nicht immer Standard sein
Die Feiertage stehen an, Sie gehen in den Urlaub oder sind auf einer in- oder externen (Online-)Tagung zugegen. Zur Vorab-Planung gehört eines in den meisten Fällen immer dazu: die Abwesenheitsnotiz einrichten. Diesem viel zu wenig Beachtung geschenkten Bestandteil unseres Arbeitnehmer-Daseins widmen wir nun diesen Beitrag.
Abwesenheitsnotizen können auch anders – Was macht sie also aus?
Wir alle haben sie schon zigmal gesehen, die klassische Abwesenheitsnotiz, dass man an einem bestimmten Tag wieder da ist, die E-Mail nicht weitergeleitet wird und man sich in dringenden Fällen bei einer Vertretung melden kann. So gut, so gewöhnlich, so irgendwie langweilig. Natürlich kommt es auf den allgemeinen Tenor in einem Unternehmen an, ob man auch andersartige Abwesenheitsnotizen verwenden sollte. Jedoch können auch traditionelle Unternehmen von diesen Tipps profitieren:
First things first: der Betreff
In der Regel weiß man, an wen man seine E-Mail gerade gerichtet hat. Ist allerdings ein Massenversand rausgegangen und eine Abwesenheitsnotiz trudelt ein, ist es für den Empfänger hilfreich, wenn er direkt im Betreff erfährt, wovon die Nachricht handelt. Gängige Bezeichnungen wie “Out of Office” oder “Abwesenheit” sind gute Anhaltspunkte.
Wer schreibt?
Mit dem Betreff haben wir geklärt, worum es in der Nachricht gehen wird, mit dem Absender erhält die automatische E-Mail gleich noch mehr Informationsgehalt! Denn wenn Ihre E-Mail-Adresse nur aus Ihren Initialen besteht, ist es mitunter ein Ratespiel, wem diese Nachricht zuzuordnen ist. Geben Sie daher in der Notiz stets Ihren vollen Namen an, um Ihre Abwesenheit auch für andere transparent zu machen.
Die Information für andere: das Herzstück der Notiz
Aus der Textnachricht sollte ebenfalls direkt hervorgehen, weshalb man Ihre automatische E-Mail erhält. Formulierungen wie “Ich bin nicht da. Nach meiner Rückkehr melde ich mich bei Ihnen” sind nicht nur unhöflich, sondern bieten keinen Mehrwert für den Leser. Wann sind Sie wieder da? An wen kann man sich in dringenden Fällen wenden? Die Basics wie der Zeitraum der Abwesenheit sowie eine alternative Kontaktaufnahme sollten auf jeden Fall in jeder Abwesenheitsnotiz stehen.
Der Abschiedsgruß
Eine Abwesenheitsnotiz sollte wie jede E-Mail, die Sie verfassen, gut strukturiert aufgebaut sein. Daher gehört auch der Abschiedsgruß dazu. Gerne auch mit Signatur, um ein seriöses Gesamtbild zu gestalten. Diese können Sie je nach Grund der Abwesenheit anpassen und etwa nur mit Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse bestücken.
Extra-Tipp: Seien Sie (in Maßen) originell
Wie zu Beginn erwähnt, gleichen sich viele Abwesenheitsnotizen in ihrem Inhalt sehr. Warum nicht auch diesem Medium etwas mehr Individualität verleihen, indem Sie Ihren Text persönlicher gestalten? Die meisten E-Mail-Programme verfügen über die Funktion, eigene Nachrichten innerhalb Ihres Unternehmens zu versenden und externen Kontakten eine andere Notiz zukommen zu lassen. So können Sie etwa intern gern den Grund Ihrer Abwesenheit angeben (wenn zum Tenor der Firma passend) und beispielsweise schreiben, dass Ihre kleine Tochter demnächst das Licht der Welt erblicken wird oder Sie endlich den lang ersehnten Urlaubstrip mit Ihrem Partner machen können. Das schafft Nähe im Team und sorgt dafür, dass Sie nach Ihrer Abwesenheit nicht mit Fragen à la “Wie war der Urlaub?” bombardiert werden, sondern man sich konkret nach diesen Dingen erkundigen kann.
Auch Geschäftsbeziehungen können von persönlicher gestalteten Abwesenheitsnotizen profitieren. Denn auch in diesem Rahmen können persönliche Infos das Verhältnis auf eine andere Ebene heben. Wer arbeitet schließlich nicht gern mit vertrauten Personen?
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