In 5 Schritten zu besserem Zeitmanagement
Haben Sie ein paar Minuten Zeit? Mehr braucht es nämlich nicht, um dem Zeitmanagement auf die Sprünge zu helfen. Wer sich einige Minuten am Tag bewusst nimmt, bekommt am Ende des Tages mehr auf die Strecke. Darauf zielt die sogenannte ALPEN-Methode ab. Sie hat jedoch weder etwas mit Bergen noch etwas mit Skifahren zu tun. Stattdessen ist sie ein Tool, das zu besserem Selbstmanagement führen soll: dank Strukturierung, Priorisierung und Planung. Die fünf Buchstaben in ALPEN stehen für die Anfangsbuchstaben der fünf Schritte, die für diese Zeitmanagement-Methode nötig sind, die vom Wirtschaftswissenschaftler Lothar Seiwert ins Leben gerufen wurde:
A – Aufgaben notieren
L – Länge und Dauer einschätzen
P – Puffer einplanen
E – Entscheiden über wichtig und unwichtig
N – Nachkontrolle vornehmen
Was hat es mit den Schritten auf sich?
1. A wie Aufgaben notieren
Erstellen Sie sich zu Beginn des Tages eine Liste mit allen Aufgaben, die heute anstehen. Wenn Sie die ALPEN-Methode im beruflichen Kontext anwenden wollen, notieren Sie sich die Aktivitäten und Aufgaben, die an diesem Tag auf der To-do-Liste stehen. Und zwar wirklich alle – egal, wie wenig Zeit diese in Anspruch nehmen. Welche Meetings stehen an? Haben Sie einen Außentermin? Was wollen Sie abarbeiten? Muss eine Präsentation vorbereitet werden? Stehen Telefonate auf der Agenda? Müssen Sie sich um die Bearbeitung von E-Mails kümmern? Schreiben Sie alles auf, egal, wie unwichtig es auf den ersten Blick scheinen mag.
2. L wie Länge und Dauer einschätzen
Anhand Ihrer Aufgabenliste aus Punkt 1 sehen Sie auf einen Blick, worauf Ihr Hauptaugenmerk an diesem Tag liegt. Nun geht es darum, sich Gedanken darüber zu machen, wie viel Zeit die einzelnen Punkte Ihrer Liste in Anspruch nehmen bzw. wie viel Zeit Sie diesen überhaupt einräumen wollen. Seien Sie hierbei ehrlich zu sich selbst. die ALPEN-Methode funktioniert nur mit einer realistischen Einschätzung des Zeitumfangs. Anhand der merken Sie auch schnell, ob das Pensum, das Sie sich für diesen Tag gesteckt haben, überhaupt zu bewerkstelligen ist. Notieren Sie sich die Dauer bzw. die Deadlines, bis wann Sie welche Aufgaben abgehakt haben wollen. Deadlines erhöhen die Produktivität.
3. P wie Puffer einplanen
Es kommt oft anders als geplant: Der Tag kann noch so gut strukturiert sein. Sobald etwas Unvorhersehbares eintritt, ist die ganze Planung im Eimer. Deshalb gehört bei der ALPEN-Methode auch die Einplanung von Puffern dazu – für alles, was man nicht hat kommen sehen. Nach dieser Zeitmanagementmethode sollten 60 Prozent der verfügbaren Arbeitszeit verplant sein. Die übrigen 40 Prozent sollten als zeitlicher Puffer zur Verfügung stehen.
4. E wie Entscheiden über wichtig und unwichtig
Dieser Schritt ist oft der schwierigste von allen: Es geht darum, den einzelnen Aufgaben Prioritäten zuzuordnen. Was ist wichtig? Was ist dringend? Was kann aufgeschoben werden? Was kann delegiert werden? Ähnlich wie beim Eisenhower-Prinzip muss man die täglichen Aktivitäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren und manches vielleicht sogar von der Liste streichen.
5. N wie Nachkontrolle vornehmen
Am Ende des Tages ist es Zeit, Bilanz zu ziehen. Schauen Sie auf Ihre Aufgabenliste vom Morgen und prüfen Sie: Haben Sie alles geschafft, was Sie sich vorgenommen haben? Wenn nicht, woran hat es gehakt? Diese Nachkontrolle ist immens wichtig. Sie hilft Ihnen dabei, ihre zeitlichen Einschätzungen für einzelne Aufgaben nachzujustieren und langfristig zu optimieren. Sie hilft Ihnen, zu sehen, ob Ihr eingeplanter Puffer reicht, vergrößert werden muss oder sogar verringert werden kann. Die Nachkontrolle hilft außerdem bei der Planung des nächsten Tages: Das, was nicht geschafft wurde, kommt wieder mit auf die Agenda und gewinnt dann vielleicht sogar an Priorität. Außerdem lernen Sie dabei, sich von unwichtigen Aufgaben zu lösen: Indem eine Aufgabe von Tag zu Tag verschoben wird und nie an Wichtigkeit und Dringlichkeit gewinnt, merken Sie früher oder später, dass Sie diese Aufgabe genauso gut streichen können.
Zeitmanagement ist in der heutigen Arbeitswelt das A und O: Unternehmen laden ihren Mitarbeitern nicht selten mehr und mehr Aufgaben auf, die bei gleich bleibender Arbeitszeit erledigt werden wollen. Umso wichtiger ist es, sich selbst zu organisieren, seinen Arbeitsalltag zu planen und sich nicht in Aufgaben zu verlieren, die keine hohe Priorität haben. Ob die ALPEN-Methode, das Eisenhower-Prinzip oder die Pomodoro-Technik: Letztendlich muss jeder für sich selbst testen und herausfinden, wie Zeitmanagement für ihn am besten funktioniert.
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