Jetzt oder nie: Gewinnen Sie Ihr Team für das Projekt
Am Anfang war das Kick-Off: Ein Begriff der ursprünglich aus dem Sport kommt, hat sich in der Projektarbeit durchgesetzt. Das Kick-Off ist das erste Teamtreffen am Anfang eines Projektes – es ist der Anstoß, bei dem die organisatorischen, inhaltlichen und personellen Rahmenbedingungen präsentiert und erläutert werden. Vor allem in Unternehmen, in denen Projektarbeit nicht zum Tagesgeschäft gehört, sind Kick-Offs beliebt. Gerade da lauert jedoch auch die Gefahr: Denn mit der Auftaktveranstaltung steht und fällt das Vertrauen in das Projekt: Wenn es dem Projektleiter beim Kick-Off nicht gelingt, die Teilnehmer durch souveränes Auftreten für die Sache zu gewinnen und zu motivieren, droht das Projekt zu scheitern, noch ehe es überhaupt begonnen hat.
Doch worauf kommt es bei einem erfolgreichen Kick-Off an? Kurzum: auf eine gute Vorbereitung, auf Struktur und Vertrauen. Nach der Veranstaltung muss das Projektteam für die Aufgabe brennen. Deshalb heißt das Hauptziel zunächst: Motivation schaffen und die Teilnehmer auf die gemeinsame Sache einschwören. Für den einladenden Projektleiter ist es wichtig, dass er das Zusammenkommen nutzt, um alle auf den gleichen Stand zu bringen, Rollenverteilungen zu klären und Klarheit über die Ziele zu schaffen. Neben dem Projektleiter und seinem Team sollten idealerweise Vertreter der Auftraggeber- als auch Vertreter der Geschäftsführung der Auftragnehmerseite dem Kick-Off beiwohnen.
Was hat es aber mit den Zielen eines Kick-Offs auf sich?
Der Auftakt eines Projekts ist dazu da:
- allen Beteiligten das Projektziel zu vermitteln
- die Bedeutung des Projekts für das Unternehmen hervorzuheben
- die Teilnehmer sowie die Führungskräfte für das Projekt zu gewinnen und zu motivieren
- den Projektplan inklusive Zeitplan und Aufgaben offenzulegen
- die Rollenverteilung der Projektbeteiligten festzulegen
Folgende Agenda bietet sich fürs Kick-Off an:
- Begrüßung durch den Projektleiter
- Vorstellung der Teilnehmer, sofern sie untereinander nicht bekannt sind
- Kommunikation des Projektziels
- Erläuterung der Vorteile des Projekts für das Unternehmen
- Präsentation des Projektplans und Verteilung der Zuständigkeiten
- Frage- und Feedbackrunde
Wie nun genau ein Kick-Off aussieht, ist äußerst individuell: Es kann sich auf eine Präsentation der Projektleitung beschränken, um lediglich alle Informationen zu vermitteln. Es kann aber auch Workshop-Charakter haben, so dass sich jeder mit einbringen kann und gleich zu Beginn der Teamgeist gefördert wird. Ein Mix aus beidem ist ebenfalls denkbar.
Der Umfang des Kick-Offs muss im Verhältnis zur Projektgröße stehen. So kann bei kleineren oder regelmäßigen Projekten ein Standard-Meeting ausreichen. Bei größeren Projekten bietet sich ein Ganztagesworkshop an, während bei Großprojekten Klausurtagungen üblich sind, an deren Ende sich häufig eine Pressekonferenz anschließt. Doch egal, welches Format gewählt wird, das Hauptziel darf nie aus den Augen verloren werden: Die Teilnehmer müssen für das Projekt gewonnen werden, neugierig und motiviert sein, damit alle an einem Strang ziehen – nur so kann ein Projekt von Erfolg gekrönt sein. Denn dieser steht und fällt bereits mit dem Anstoß: dem Kick-Off.
Für eine gelungene Projektarbeit lohnt sich zudem ein Blick in unsere Projekt- und Prozessmanagementkurse.
