Wie Sie sich vor zu vielen Geschäftstreffen schützen
“Wir sollten uns dazu mal zusammensetzen!”, “Gut wäre es, wenn wir das mit dem gesamten Team besprechen.”, “Wie wär’s mit einem Meeting?” – Sie kennen diese Äußerungen nur zu gut? Sie haben pro Tag mindestens ein internes Meeting? Sie erhalten oft Einladungen zu Meetings? Sie sind mit der Flut an Meetings überfordert? Dann haben wir eine recht sichere Diagnose: Sie leiden an Meetingitis!
Die Ursachen: Wieso leide ich an Meetingitis?
Vorweg: Meetings sind im Normalfall eine gute Chance, gemeinsame Projekte oder Absprachen schneller auf den Weg zu bringen oder alle mit neuen Vorgaben vertraut zu machen. Außerdem kann man im Gespräch einige Dinge besser ansprechen, da die reine E-Mail- oder Chat-Kommunikation oftmals zu Missverständnissen führen kann. Dann sind persönliche Zusammenkünfte oder Online-Konferenzen gar nicht schlecht. Dabei können Ergebnisse gemeinsam festgehalten werden und auch der allgemeine Austausch läuft flüssiger, da unmittelbar auf Einwürfe reagiert werden kann. Problematisch wird es jedoch dann, wenn das Meeting keinen Mehrwert bietet oder sich unnötig in die Länge zieht. “Das hätte man auch in einer E-Mail ansprechen können!”, denkt sich so mancher Arbeitnehmer.
Auf statista.com findet sich eine dreijährige Studie, in der über 530 Fach- und Führungskräfte befragt wurden, wieviel Zeit sie in Meetings investieren. Gaben 2015 noch rund 40 % aller Befragten an, 0-25 % ihrer Arbeitszeit in Meetings zu verbringen, antworteten drei Jahre später etwa 44 % aller Teilnehmer, 26-50 % ihrer Arbeitszeit in Meetings zu investieren. Das ist eine immense Steigerung! Wir sitzen zu viel und lange in Meetings. Und das deutet auf die Krankheit Meetingitis hin.
Die Symptome: Was trägt zur Meetingitis bei?
Unter anderem “schuld” am Umstand, dass man gerne zusammensitzt und Angelegenheiten in einem Meeting klärt, ist die (auch in Corona-Zeiten) immer noch andauernde Präsenzpflicht in Büros. Das färbt in gewisser Weise auf die Art ab, wie wir mit anderen sprechen wollen, nämlich persönlich und im selben Raum. Klar hat die Pandemie ihren Teil dazu beigetragen, dass wir nun verstärkt virtuell kommunizieren. Jedoch hat die Präsenzpflicht Spuren in den Köpfen von Büromitarbeitern hinterlassen und beeinflusst die Meetingkultur. Aber wie macht sich die Meetingitis noch bemerkbar?
Besprechungen, die ewig dauern
“Ach ja, das wollte ich noch kurz besprechen…!” Kennen Sie das, wenn Sie dachten, prima, das Meeting hat wie geplant gedauert? Und dann kommt ein Kollege um die Ecke und haut noch einen raus? Diese Kollegen waren wohl auch die Exemplare in der Schulzeit, die sich bei jedem Referat auf die Frage “Hat noch jemand Fragen?” hin gemeldet haben und noch die ein oder andere klug gemeinte Frage in petto hatten. Alles, was nicht zum Inhalt oder Ziel des Meetings gehört, sollte in diesem nicht behandelt werden.
Unpünktlichkeit
“Ist Herr Schmidt schon da?”, solche Fragen kennen Meetingitis-Geplagte wohl auch. Man wartet auf die restlichen Teilnehmer und beginnt das Meeting mit Genervtheit und Frustration. Dies wirkt sich in den meisten Fällen auf die Qualität und Ergebnisse aus. Ergo: nicht gewinnbringend!
Vorbereitung ist das A und O?
Effiziente Meetings zeichnen sich dadurch aus, dass sie eine feste Agenda haben und alle Teilnehmer sich entsprechend vorbereiten sollen. Ist dies nicht der Fall, verstreicht wertvolle Zeit! Denn Meetings sind heimliche Kostenfresser. Dauern die Zusammenkünfte dann aufgrund mangelnder Vorbereitung doppelt so lange, fließen Ihnen die Personalkosten durch die Finger, ohne konkret einen Mehrwert zu schaffen.
“Oh, das Thema klingt ja interessant!...”
“.. Lass uns dazu mal zusammenkommen.” Mit diesem Kommentar ist meist schon der Untergang besiegelt. Nicht jedes interessante Thema eignet sich dazu, dass man es ausgiebig in der Runde bespricht. Nur, wenn es konkret den Unternehmenszielen oder der Prozessoptimierung nützt, kann ein Meeting angesetzt werden. Ansonsten ist es eher ein Zeitfresser und ein weiteres Geschäftstreffen im Wust der Geschäftstreffen.
Teilnehmerauswahl
Zugegeben, bei einigen Angelegenheiten ist es sinnvoll, das gesamte Team ins Boot zu holen oder die unvoreingenommene Meinung von Nicht-Involvierten zu hören. Wenn dies allerdings immer der Fall ist, man jedoch Expertenwissen benötigt, führen Meetings mit sinnloser Teilnehmerriege zu einer Verschlimmerung Ihrer Meetingitis.
Die Behandlung: Heilungschancen gegen die Meetingflut
Wie kommen wir nun davon weg, dass Meetings fast die Hälfte der Arbeitszeit beanspruchen? Denken Sie das Meeting von A bis Z! Mit einer guten Vorplanung können Sie die Anzahl reduzieren. Diese Fragen können helfen, die Meetingitis zu besiegen:
- Welches Thema soll genau behandelt werden?
- Was soll mit dem Meeting gezielt erreicht werden?
- Inwieweit ist das Angedachte nützlich im Sinne der Unternehmensstrategie?
- Wenn Zustimmung bei diesen Fragen herrscht: Muss es wirklich ein Meeting sein oder gelingt die Zusammenarbeit auch anders? Etwa über Projektmanagement-Tools?
- Wer sollte anwesend sein, der einen konkreten Mehrwert liefert?
- Wie kann sich jeder der Teilnehmer bestmöglich vorbereiten?
- Wie soll die Agenda, der Zeitplan aussehen?
- Wer sorgt für die Dokumentation der Ergebnisse und ein Follow-Up?
Klar benötigt die Vorplanung ebenfalls Zeit. Doch je mehr Routine Sie darin entwickeln, desto leichter und schneller laufen die Vorbereitungen ab. Und damit sind die Voraussetzungen bestens geschaffen, sich von der Meetingitis zu erholen.
Für diejenigen, die ihre Meetings generell effizienter gestalten möchten, für die haben wir in diesem Beitrag einige Tipps zusammengefasst. Wer der Meetingitis präventiv entgegenwirken will, für den lohnt sich ein Blick in unsere Projektmanagement- und Prozessmodellierungsseminare!
