5 Vorteile der Messenger-Kommunikation für Führungskräfte
Hier mal eben noch auf eine WhatsApp anworten, dort noch schnell eine Nachricht via Facebook-Messenger verschicken: Chatprogramme sind aus dem Privatleben kaum noch wegzudenken. Sie ermöglichen eine schnelle, direkte Kommunikation, die ungebunden von Ort und Zeit ist. Die Corona-Lage lässt Messenger-Systeme zunehmend in die Firmenwelt einziehen. Was für junge Unternehmen und Start-Ups schon seit Jahren Gang und Gäbe ist, wird nun auch in großen börsennotierten Unternehmen zum Alltag: Denn wo Mitarbeiter zunehmend im Home-Office arbeiten, braucht es schnelle, unkomplizierte Kommunikationswege. Die förmliche E-Mail oder das gezwungene Telefonat sind da nicht immer geeignet. Sie ersetzen nicht den Plausch in der Kaffeeküche oder den kurzen Austausch auf dem Flur. Messenger-Systeme dagegen schon: Sie ermöglichen Kommunikation in Realtime. Doch stellt sich die Frage: Wie können diese Programme zur Mitarbeiterführung genutzt werden?
Vermeintliche Nachteile stellen sich als Vorteile heraus
Plötzlich Digital Leader: Vor dieser Herausforderung standen 2020 zahlreiche Führungskräfte, die wir bereits mit Tipps für remote arbeitende Teams versorgt haben. Führung via Chat stellt eine weitere Herausforderung dar. Denn ein Chat vereint all das, was sich im klassischen Leadership nicht ziemt:
- knappe Kommunikation
- direkte Kommunikation
- kurze Entscheidungswege
- schnelle Abstimmungsprozesse
Allerdings sind es gerade diese Punkte, die die Vorteile von Führen via Chat ausmachen und die Führungskräfte für sich nutzen können. Wie, das wollen wir Ihnen nun verraten:
1. Schnell und unkompliziert
Messenger-Nachrichten leben von ihrer Knappheit. Hier geht es nicht um viele Worte, sondern um den schnellen, unkomplizierten Austausch von Informationen. Führungskräfte können auf dieser Ebene viel einfacher die Kommunikation mit ihren Mitarbeitern im Home-Office aufrechterhalten. Durch den Chat sind sie näher dran, können ganze Projektgruppen in Chatgruppen zusammenschließen und so allen zugleich die wichtigsten Informationen zukommen lassen. Es erfordert keine ellenlangen E-Mails. Rückfragen sind direkt und unmittelbar möglich und der Austausch wird automatisch dynamischer und interaktiver als bei den konventionellen Kommunikationsmöglichkeiten Telefon und E-Mail.
2. Formal? Nicht im Chat
Messenger-Nachrichten kommen einem normalen Gespräch sehr nahe. Was man dem Mitarbeiter mal eben im Vorbeigehen zurufen würde, können Führungskräfte einfach in den Chat packen. Denn dort ist das erlaubt, was in formalen E-Mails nicht gern gesehen ist: Über Rechtschreib- oder Grammatikfehler wird hinweggesehen. Es braucht keine Grußformeln. Auch Smileys haben ihre Daseinsberechtigung im Chat. Es geht ausdrücklich um den Austausch von Inhalten und nicht das ganze schöne Gerüst, das in E-Mails gerne drumherum gezimmert wird.
3. Transport von Emotionen
Der Chat ermöglicht es Digital Leadern, in ihr Team hineinzuspüren. Online-Meetings, Telefonate oder E-Mail-Austausch geben häufig wenig Aufschluss über die Emotionen oder Motivation der Mitarbeiter. Mimik und Gestik fehlen oder sind aufgrund schlechter Internet- oder Kameraqualität schwer zu lesen. Im Chat dagegen wird völlig automatisch mal eben ein Emoji an die Nachricht dran gehängt oder ein GIF, um Gefühlen einen Ausdruck zu verleihen. Führungskräfte sollten ebenfalls mit diesen virtuellen Hilfsmitteln arbeiten. Denn auch durch einen “Daumen nach oben” können sie Mitarbeitern Wertschätzung entgegenbringen oder mit einem Smiley zeigen, dass sie über die aktuelle Entwicklung erfreut sind. Das fördert das Verbundenheitsgefühl und Einfühlungsvermögen. Doch Vorsicht: Ironie und Zweideutigkeiten haben im Chat nichts verloren: Wer den anderen bei der Kommunikation nicht sehen kann, schafft damit eher Missverständnisse.
4. Medium des Humors
Natürlich sollte ein dienstlicher Chat nicht zur Plattform für Klamauk werden. Dennoch sollten Führungskräfte die Möglichkeiten von Messenger-System nutzen, um die Stimmung aufzulockern, das Team zu motivieren und für Verbundenheit zu sorgen. Das funktioniert am besten mit Humor. In einem Face-to-face-Meeting rutscht einem mal ein flotter Spruch über die Lippen oder man witzelt ein bisschen herum. Da ist nichts dabei. Ganz im Gegenteil: Wenn Teams wie nun durch die Corona-Krise längerfristig ins Home-Office wandern, sind es genau diese Dinge, die den Alltag in häuslicher Isolation aufheitern und die Mitarbeiter bei Laune halten. Der Chef darf also auch mal einen lustigen Internet-Fund im Gruppenchat posten oder eine lustige Anekdote von seinem Home-Office-Arbeitsplatz preisgeben.
5. Realtime inklusive Wartezeiten
Chats bringen einen weiteren Kommunikationsvorteil mit: Jeder kann über die Reaktionszeit selbst bestimmen. Eine Realtime-Kommunikation ist zwar möglich, aber nicht zwingend erforderlich. Weder Führungskraft noch Mitarbeiter müssen ihre Aufgabe unterbrechen, um innerhalb von Sekunden auf eine Chat-Nachricht zu reagieren. Auch Denkpausen können eingelegt werden, ehe man etwas zu voreilig oder falsch kommuniziert. Das sind gleich zwei Pluspunkte gegenüber von internen Telefonaten, bei denen einer der Gesprächsteilnehmer meistens vom anderen überrascht wird.
Leitlinien für die Chat-Kommunikation
Damit das Chatten nicht aus den Fugen gerät oder Informationen über zig verschiedene Kommunikationswege geteilt werden, ist es ratsam, dass Führungskräfte mit ihrem Team Leitlinien zum Umgang mit dem Messenger-Dienst erstellen. Folgende Themen können die Leitlinien unter anderem abdecken:
- Vereinbarungen über Reaktionszeiten
- Vereinbarungen über Zeitfenster, in denen die Mitarbeiter via Chat erreichbar sein müssen
- Vereinbarungen, welche Themen in den Chat und welche eher in E-Mails gehören, z.B. komplexe Themen eher per E-Mail
- Vereinbarungen über private Inhalte in Chats
- Vereinbarungen zur Abgrenzung zwischen dienstlichen und privaten Nachrichteninhalten
In remote arbeitenden Teams ist Kommunikation wichtiger denn je. Aufgabe der Führungskräfte ist es, diese am Laufen zu halten, zu fördern und alle Mitarbeiter ins Boot zu holen: Messenger-Systeme, die in ihrer Basisversion meist sogar kostenfrei nutzbar sind, erleichtern diese Aufgabe. Es mag zwar für konventionelle Führungskräfte anfangs ungewohnt zu sein, mit ihren Mitarbeitern zu chatten und ihnen Smileys und Co. zu schicken. Doch neu ist diese Art der Kommunikation den wenigsten. Im privaten Umfeld ist sie bereits gängig. Warum also Funktionierendes nicht auch in den Business-Kontext setzen? Schwierige Zeiten erfordern unkonventionelle, kurze Wege – Führen via Chat setzt da an.
