Die Tage werden kürzer: Berit Moßbrugger hakt mit “Ridiculously short Deadlines” ihre To-do-Liste ab
Mannheim, 23.10.2018 – Beim Blick auf die Zeitumstellung am 28. Oktober schlagen viele die Hände über dem Kopf zusammen. Man verlässt morgens das Haus bei Dunkelheit und kommt abends im Dunkeln wieder nach Hause. Obwohl der Tag weiterhin 24 Stunden hat, ist er gefühlt kürzer. Wie man dennoch mehr in seinem Alltag gebacken bekommt, verrät Berit Moßbrugger. Die Geschäftsführerin der Weiterbildungssuchmaschine kursfinder.de folgt einem einfachen, aber funktionierendem Konzept: ridiculously short Deadlines. Sie setzt sich lächerlich kurze Fristen.
Weshalb? Berit Moßbrugger ist überzeugt, dass man in weniger Zeit immer mehr erledigt bekommt und führt als Beispiel den letzten Tag vor dem Urlaub auf: “Da bringt man plötzlich all die Aufgaben zu Ende, die vorher wochenlang Staub angesetzt haben.” Und zwar nicht etwa, weil plötzlich 20 Punkte auf der To-do-Liste stehen, sondern weil die Deadline des wichtigsten Projekt auf den Urlaub fällt.
Straffe Fristen beschleunigen Prozesse
Ausgedehnte Zeitfenster bringen vor allem eines mit sich: ausgedehnte Projekte. Wieviel Zeit wird das neue Halbjahresprojekt bis zum Abschluss wohl beanspruchen? Mindestens sechs Monate. Warum? Weil es dafür ausgelegt ist. Strafft man jedoch das Zeitfenster, werden Prozesse automatisch beschleunigt. “Man fängt einfach an. Und wenn man schon mal angefangen hat, bringt man es auch zu Ende – ohne sich zu verzetteln und in Details zu verlieren. Denn dafür bleibt beim Blick auf die Uhr schlicht keine Zeit”, erläutert die Chefin von kursfinder.de.
Vor allem wenn man vor neuen unbekannten Aufgaben oder Projekten steht, hat sich die Methode bewährt: Oft plane man dann nämlich großzügige Zeitblöcke ein, weil man im ersten Augenblick mit dem neuen Ungewohnten ein wenig überfordert sei. Weil die nächste stressfreie Phase erst in zwei Wochen ansteht, verschiebe man den Startschuss der Aufgabe dann gern nach hinten. Bleiben zwei Wochen, in denen man sich einredet: “Oh, das wird komplex.” Berit Moßbrugger weiß, wie es dann oft ist: “Plötzlich ist der Tag x da und man steht mit einer inneren Blockade vor dem Projekt – und dann fängt das Verzetteln an.” Und genau dieses Verzetteln, diese Aufschieberei ist tückisch.
Das erste freie Zeitfenster nutzen
Mit der Praktik “ridiculously short Deadlines” wird sie ausgemerzt. Anstatt nach freien Phasen im Terminkalender zu suchen, nutzt man einfach das erste frei verfügbare Zeitfenster. Das können 15 Minuten zwischen zwei Meetings sein. Das kann die Zeit zwischen dem Abschluss einer Aufgabe und dem nächsten Kundentelefonat sein. Egal, ob es 5, 15 oder 30 Minuten sind: “Leg einfach los”, rät die 36-Jährige. Damit wird die Aufgabe ins Rollen gebracht – und einfach im nächsten freien Zeitfenster, so kurz es auch sein mag, fortgeführt.
Hält man die Deadlines lang, lässt man sich häufig unnötig viel Zeit. Sind die Fristen dagegen straff gesetzt, kommen einem oft die besten Ideen. Der Druck einer sich nähernden Deadline lässt einen auf die wesentliche Aufgabe fokussieren. Man eliminiert automatisch Störfaktoren, etwa ein Blick aufs Handy oder eine weitere Zigarettenpause. Und es pusht das Ego. Wie fühlt man sich nämlich, wenn man etwas in kürzerer Zeit erledigt kriegt, als man es je zu denken gewagt hätte? Genau: richtig gut!
“Gib dir ein bisschen weniger Zeit”
Berit Moßbrugger verfolgt daher vor allem in den Wintermonaten, wenn die Tage kürzer scheinen und die Motivation ein wenig unter dem Winterblues leidet, die Strategie: Gib dir ein bisschen weniger Zeit. Mit den lächerlich kurzen Fristen gelingt es ihr auch dann, ihre To-do-Liste abzuarbeiten und nichts aufzuschieben. Mehr Zeit bedeutet schließlich nicht automatisch mehr Produktivität. Manchmal muss es ein bisschen weniger sein, um überhaupt in die Gänge zu kommen.
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