Die digitale Personalakte

Im Rahmen des digitalen Dokumentenmanagements laufen viele Prozesse bereits ganz selbstverständlich digital und automatisiert ab. Die digitale Personalakte ermöglicht jedem Unternehmen einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung. Mit der Einführung der digitalen Personalakte im Unternehmen gilt es zunächst, die Papierakten einzuscannen und im laufenden Prozess Dokumente der richtigen Akte oder dem entsprechendem Register digital zuzuordnen.

Ein großer Vorteil der digitalen Personalakte besteht darin, Prozesse im Personalwesen zu vereinfachen und zu automatisieren. Neben den materiellen Einspareffekten wird die Personalabteilung insgesamt entlastet (Reduzierung von Lagerkapazitäten, flexible Einsicht der Akten auch durch mehrere Mitarbeiter:innen etc.).

In unserem Seminar informieren wir Sie über die Umstellung auf die digitale Personalakte. Sie erhalten einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten und Herausforderungen bei der Einführung von digitalen Personalakten.

• Einführung: Was ist eine digitale Personalakte?
• Die Umstellung auf digitale Personalakten:
  • Welche Tätigkeiten werden intern übernommen?
  • Was übernehmen externe Dienstleister:innen? Welche Dienstleistungen gibt es?
  • Welche Vor- und Nachteile bringen externe Dienstleister:innen?
  • Was passiert mit den Papierakten? Wie lange und wo sind sie aufzubewahren?
  • Wer säubert die bisherigen Papierakten?
• Gesetzliche Anforderungen
  • Unterschiede zur Papierakte
  • Rechtssicherheit digitaler Dokumente – welche Rahmenbedingungen gilt es zu beachten?
  • Dokumente mit Schriftformerfordernis z. B. (befristete) Arbeitsverträge, Kündigung, Arbeitszeugnis
  • Datenspeicherung, -erhebung und -sicherung – Grundlagen der DSGVO (Zugriffs- und Berechtigungskonzept)
  • Die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
• Technische Aspekte, die zu entscheiden sind
  • Wo liegen die digitalen Personalakten? Cloud? Eigene Server?
  • Verschlüsselung von Dokumenten
  • Berechtigungskonzepte (Bearbeitungsrechte, Leserechte)
  • Rechts- und revisionssichere Archivierung
  • Verfahrensdokumentation
  • Protokollierung
• Personalakten richtig führen
  • Aufbau und Struktur
  • Neue Formate
  • Notwendige Inhalte
• Schritte zur erfolgreichen Einführung – worüber müssen Mitarbeiter informiert werden
• Ausblick in die Zukunft